Uma estrutura matricial é um formato de local de trabalho no qual os funcionários se reportam a dois ou mais gerentes, em vez de um gerente que supervisiona cada aspecto de um projeto.
A compreensão das vantagens e desvantagens de uma estrutura matricial pode ajudá-lo a determinar se este tipo de estrutura é adequada para sua empresa.
Toda organização é estruturada de alguma forma, e essa estrutura é determinada pelos objetivos da organização. A forma como se estrutura uma organização vai oferecer um padrão para procedimentos e rotinas operacionais. Também determinará quem participa em quê, e quais ferramentas de projeto são melhores para o trabalho em questão.
A estrutura organizacional matricial é frequentemente utilizada no gerenciamento de projetos porque fala tanto do produto do projeto quanto da função da gerência que o produz.
Vamos analisar mais de perto este tipo de estrutura organizacional para determinar seus prós e contras no gerenciamento de projetos.
O que é estrutura matricial?
A princípio, uma empresa com uma estrutura matricial inclui pelo menos 2 cadeias de comando, normalmente com gerentes de projeto, além dos tradicionais gerentes funcionais.
Nesse sentido, um gerente funcional chefia um determinado escritório ou departamento com base em uma função de trabalho. Pense em marketing, vendas, suporte, recursos humanos (RH), e muito mais.
Um gerente de projetos lidera um projeto e pode gerenciar o pessoal de uma ampla gama de departamentos e escritórios.
Em uma estrutura tradicional da empresa de cima para baixo, todos se encaixam perfeitamente em sua área.
Por exemplo, um representante de vendas reporta ao gerente de vendas, que se reporta ao chefe de vendas, que se reporta ao CEO. Portanto, é uma cadeia de comando simples e linear.
Entretanto, a estrutura organizacional matricial é uma combinação de dois ou mais tipos de estruturas organizacionais. Nesse sentido, a organização matricial é a estrutura que une essas outras estruturas organizacionais para dar equilíbrio.
Normalmente, existem duas cadeias de comando, onde os membros da equipe do projeto têm dois chefes ou gerentes.
Frequentemente, um gerente lida com atividades funcionais e o outro é um gerente de projeto mais tradicional. Estas funções são fluidas e não fixas, pois o equilíbrio de poder entre estes dois tipos de gerentes não está definido em termos organizacionais.
Ele empregará o melhor das duas estruturas e estilos de gestão para fortalecer os pontos fortes e compensar os pontos fracos.
Desta forma, se uma organização está trabalhando na produção de dois produtos ou serviços ao mesmo tempo, ela pode organizar ambos e usar essa dualidade em seu benefício através da estrutura organizacional matricial.
Qual o principal objetivo da estrutura matricial?
Uma das maiores vantagens de se utilizar uma estrutura organizacional matricial é que ela permite o compartilhamento de recursos altamente qualificados entre unidades funcionais e projetos.
Além disso, as comunicações são abertas, o que ajuda o conhecimento a se mover por toda a organização com menos obstrução.
Como a estrutura matricial promove uma melhor comunicação, bem como torna as fronteiras normais entre os grupos mais porosas. O que resulta em mais colaboração e uma organização integrada e mais dinâmica.
Do mesmo modo, os departamentos têm pessoas altamente qualificadas, e essas pessoas estão disponíveis para ajudar a equipe do projeto, se necessário. Isto cria um ambiente de recursos valiosos que podem proporcionar mais flexibilidade para resolver problemas sem ter que buscar novos recursos.
Além disso, a eficiência é melhor e as equipes permanecem leais porque a estrutura proporciona um ambiente mais estável onde a segurança no trabalho é reforçada.
Quais são as características da estrutura matricial?
Uma organização matricial é uma estrutura na qual há mais de uma linha de gerentes. Como resultado, isso significa que os funcionários da organização têm mais de um chefe!
Por isso, a estrutura matricial é complexa, mas ajuda a alcançar o objetivo final, ou seja, alcançar maior produtividade. Como esse tipo de estrutura tem vários benefícios, ela é utilizada em organizações que possuem diversas linhas de produtos e serviços.
Afinal, ela quebra a monotonia e dá mais flexibilidade à organização. Os funcionários trabalham com colegas de diferentes departamentos que têm experiência em diferentes funções.
Quando diferentes pessoas de diferentes departamentos trabalham juntas, isso ajuda a resolver problemas de uma maneira mais eficiente. Isto leva ao desenvolvimento geral dos funcionários, pois cada um deles é exposto a diferentes funções além de seu trabalho principal.
Aqui os funcionários são designados a um trabalho ou projeto fora de seu próprio departamento por um período relativamente curto.
Estas equipes são formadas por pessoas com diversas especialidades que se reuniram e formaram uma equipe para atingir um objetivo específico.
Entretanto, há também alguns desafios. Na estrutura matricial, a ambiguidade pode surgir, se os funcionários não tiverem certeza a qual gerente se reportar. Isto também significa que os funcionários podem ficar confusos sobre seu papel e responsabilidade.
Além disso, na estrutura organizacional matricial, torna-se relativamente difícil para a organização avaliar o desempenho do funcionário em um determinado projeto.
Quando usar a estrutura matricial?
Uma estrutura organizacional matricial é mais comumente usada em empresas para distribuir recursos e trabalhadores através de múltiplas operações.
Por exemplo, um funcionário pode ter um gerente primário ao qual se reporta, bem como um ou mais gerentes de projeto sob os quais ele trabalha.
Este tipo de estrutura é frequentemente útil quando as habilidades precisam ser compartilhadas entre departamentos para completar uma tarefa e pode permitir que as empresas utilizem uma ampla gama de talentos e pontos fortes.
Vantagens e desvantagens do uso da estrutura matricial
Vantagens das estruturas matriciais
Há vários benefícios de implementar uma estrutura organizacional matricial dentro do local de trabalho. Esses benefícios incluem:
- Colaboração entre diferentes departamentos
Talvez a maior vantagem de uma estrutura matricial seja a de reunir membros de equipe altamente qualificados de diferentes departamentos, permitindo que a organização capitalize os recursos que já possui em vez de buscar expertise e recrutar membros de equipe de projeto de fora da organização.
- Combina estruturas de gerenciamento de projetos e funcionais
A estrutura matricial combina a estrutura de gerenciamento de projetos com a estrutura de gerenciamento funcional para aumentar a eficiência, adaptar-se a mercados em mudança e responder mais rapidamente à demanda do mercado.
- Permite a comunicação interdepartamental
A estrutura matricial também permite uma melhor comunicação e colaboração interdepartamental. Ao permitir que diferentes departamentos trabalhem em conjunto, a estrutura matricial promove um ambiente de trabalho mais aberto, tornando, em última instância, a organização mais dinâmica.
- Os funcionários podem desenvolver novos conjuntos de habilidades
A estrutura matricial pode oferecer aos funcionários a oportunidade de fortalecer suas habilidades interpessoais, habilidades de comunicação e novos conjuntos de habilidades devido à natureza da utilização de mais de um gerente.
Trabalhar fora de uma estrutura tradicional ou hierárquica pode beneficiar os funcionários, ajudando-os a desenvolver novos conjuntos de habilidades e ganhar experiência valiosa ao trabalhar com diferentes departamentos.
- Membros da equipe e gerentes mantêm seus papéis funcionais
Os projetos continuarão sempre chegando ao fim, mas os membros e gerentes da equipe do projeto podem manter seus papéis funcionais durante todo o projeto.
Quando um projeto termina, tanto os gerentes quanto os membros da equipe podem evitar equívocos sobre a segurança de seu trabalho ou a busca de novos projetos, pois eles podem simplesmente assumir suas funções funcionais. Além disso, os membros da equipe também podem participar de projetos futuros.
Desvantagens das estruturas organizacionais matriciais
- As funções gerenciais podem não estar claramente definidas
Uma desvantagem comum da estrutura da matriz pode aparecer como confusão entre os gerentes que estão envolvidos com projetos que são delineados pela matriz.
Como a dinâmica de poder entre o gerente funcional e o gerente de projeto pode não estar tão claramente definida dentro da matriz, pode surgir confusão sobre as funções gerenciais específicas.
- As funções da equipe podem não estar claramente definidas
Outra questão é quando as funções dos membros da equipe não estão claramente definidas no projeto ou a divisão de responsabilidades entre as funções funcionais dos funcionários e as funções do projeto não são claras.
- O processo de tomada de decisão pode ser retardado
Devido à natureza da matriz que envolve mais de um gerente, as decisões podem, às vezes, demorar mais tempo do que uma estrutura tradicional.
Além disso, com a integração de vários gerentes e membros da equipe, as decisões que requerem várias etapas, por exemplo, na garantia de qualidade, podem ser retardadas quando guiadas pela matriz.
- Muito trabalho pode causar sobrecarga
A estrutura de organização da matriz também pode às vezes levar à sobrecarga de trabalho dos membros da equipe, uma vez que a carga de trabalho de seus projetos muitas vezes se soma às suas tarefas funcionais regulares.
Os funcionários podem negligenciar ou deixar de completar tarefas ou ter sua qualidade de trabalho prejudicada devido a restrições de tempo.
- Medir o desempenho dos funcionários pode se tornar difícil
Muitas vezes, ao implementar uma estrutura matricial, pode ser difícil medir o desempenho dos funcionários ao trabalhar em um projeto.
Isto se deve, em parte, porque os membros da equipe podem estar essencialmente desempenhando mais de uma função, tanto funcionalmente quanto as tarefas dentro do projeto.
Finalmente, com um planejamento cuidadoso, expectativas claras e comunicação aberta e eficaz, a estrutura organizacional matricial pode ser um método vantajoso de organizar múltiplas funções e departamentos ao empreender um projeto de grande escala.
Diferenças entre a estrutura matricial e outros modelos organizacionais
Estrutura matricial e estrutura funcional
A estrutura matricial é um tipo de estrutura organizacional onde os funcionários são agrupados ao mesmo tempo por duas dimensões operacionais diferentes.
Em contrapartida, a estrutura funcional divide a organização com base em áreas funcionais especializadas, como produção, marketing e vendas para fins de gestão.
A estrutura matricial é complexa por natureza devido à combinação de duas estruturas organizacionais. Enquanto, a estrutura funcional é simples e mais fácil de gerenciar.
Nesse sentido, a estrutura matricial é apropriada para empresas que têm múltiplas categorias de produtos e realizam vários projetos. Já a estrutura funcional é adequada sobretudo para organizações que operam em um único local com uma única categoria de produto.
Estrutura matricial e estrutura horizontal
A estrutura horizontal é uma estrutura de gestão plana. As organizações com estas estruturas geralmente têm poucos gerentes com muitos funcionários e permitem que os funcionários tomem decisões sem precisar da aprovação do gerente.
Proporcionar autonomia aos funcionários muitas vezes ajuda os funcionários a se sentirem capacitados e motivados, aumentando sua conexão com a empresa e seus objetivos. A estrutura horizontal também encoraja naturalmente a colaboração.
As desvantagens da organização horizontal incluem reduções da força de trabalho que criam uma perda de gerentes experientes, que frequentemente compõem a memória institucional de uma empresa.
Além disso, a quebra de linhas de negócios especializadas, reduz a capacidade de inovação da empresa. Também pode haver a percepção de que um indivíduo que trabalha em uma organização pequena e horizontal carece da experiência necessária para se sobressair verdadeiramente porque o esforço é diluído.
Estrutura matricial e estrutura divisional
Como dito anteriormente, a estrutura matricial agrupa os funcionários nas áreas de função e produto. Tipicamente a estrutura matricial é focada em torno de produtos individuais, linhas de produtos ou funções.
Já a estrutura divisional é separada por departamentos quase independentes, de acordo com as linhas de produto, mercado ou localizações geográficas. Quanto maior for a organização, mais provável é que ela tenha uma estrutura divisional, que é mais simples de gerenciar e dá linhas de controle mais claras.
Uma empresa pode ter divisões separadas para cada produto, cada área de mercado em que a empresa vende ou cada local geográfico onde as operações residem.
A estrutura divisional permite maior controle, já que cada funcionário se reporta apenas à estrutura em que está localizado. Em uma estrutura matricial, o funcionário pode se reportar a duas autoridades diferentes, o que permite uma maior utilização, mas uma operação mais complexa.
A estrutura utilizada também depende do tamanho da organização. Empresas que estão espalhadas pelo mundo provavelmente têm controle local, o que se presta a uma abordagem divisional.
Uma empresa que está localizada em uma única área pode trabalhar sob uma estrutura matricial. Quanto mais longe ficam as linhas de comunicação e o local de controle, menos provável é que a estrutura matricial seja utilizada.
Qual a diferença entre estrutura matricial forte e fraca?
A estrutura matricial é um híbrido das estruturas organizacionais funcionais e projetadas. Esta é a estrutura que vamos analisar nesta lição.
Existem três tipos de organizações matriciais caracterizadas pela distribuição de influência e autoridade entre o gerente funcional e o gerente de projeto.
As três estruturas listadas em ordem de crescente influência e autoridade são a matriz fraca, a matriz equilibrada e a matriz forte. Todas estas estruturas podem coexistir em uma organização criando uma organização composta.
Uma estrutura organizacional estabelece o relatório de hierarquias; o nível de autoridade; e a distribuição de funções, responsabilidades e trabalho. A estrutura organizacional tem impacto sobre a autoridade e influência do gerente de projeto.
O equilíbrio de poder pode ser inclinado em qualquer direção, mudando qualquer um ou qualquer combinação dos três fatores a seguir:
- A relação administrativa – Os níveis em que o projeto e os gerentes funcionais envolvidos se reportam, e o apoio que recebem da alta gerência.
- O relacionamento físico – As distâncias físicas entre as diversas pessoas envolvidas no projeto.
- O tempo gasto com o projeto – O tempo gasto no projeto pelos respectivos gerentes.
Estes três fatores podem ser usados para descrever se a matriz é forte ou fraca. A matriz forte é aquela em que o equilíbrio de poder está definitivamente do lado da gestão do projeto.
Uma matriz fraca foi descrita pelos gerentes de projeto como uma matriz em que o equilíbrio de poder inclina-se decisivamente na direção do gerenciamento de linha ou funcional.
Muitas organizações, portanto, por várias razões, incluindo a incapacidade de fazer o sistema de dois patrões funcionar, modificaram a matriz, deslocando o equilíbrio de poder.
A matriz cai no meio do contínuo, e pode variar de muito fraca a muito forte, dependendo do equilíbrio relativo de poder.
Como aplicar uma estrutura matricial em sua empresa?
Se você determinar que uma estrutura organizacional matricial é adequada para sua empresa, há várias maneiras de aumentar o sucesso desta estrutura.
As seguintes dicas podem ser usadas para maximizar a eficiência de uma estrutura matricial dentro de sua organização.
Tenha bom conhecimento do organograma da empresa
Um organograma é uma ferramenta útil que as empresas podem utilizar para exibir a estrutura de sua empresa. Apresentado na forma de um diagrama de fluxo, o gráfico ajuda a mostrar as relações entre os diferentes departamentos e funcionários.
Talvez você precise de um auxílio visual claro para comunicar sua estrutura empresarial aos novos funcionários, ou há alguma confusão sobre quem está reportando a quem.
O organograma pode ser usado como uma ferramenta de gestão para melhorar o desempenho da equipe, bem como para fins de planejamento ou simplesmente como um diretor visual de pessoal.
Sendo assim, cada tipo de organograma é projetado para corresponder a uma estrutura específica da empresa, por isso é importante escolher o tipo certo que melhor se adapte ao seu próprio negócio.
Faça um mapeamento de perfis de liderança presentes nesse organograma
Um organograma bem apresentado pode melhorar a clareza e a comunicação para uma empresa, ajudando a mostrar linhas claras de autoridade e a posição de cada funcionário dentro da empresa.
Quando os empregadores tiverem uma visão clara de onde todos se encaixam na organização e quais funções desempenham, será muito mais fácil ver também quais áreas da empresa precisam mudar.
Seja a fusão de duas equipes em uma ou a contratação de mais pessoal, os movimentos podem ser claramente mapeados de antemão usando o gráfico, permitindo prever com mais precisão o sucesso ou o fracasso deles.
Além disso, é possível identificar quais dos principais atos e atividades de liderança identificam os perfis de liderança, bem como as ações que absorvem o tempo dos líderes mas acrescentam pouco ou nenhum valor.
Capacite a equipe de acordo com a nova estrutura
Em sua definição mais estrita, uma estrutura de organização matricial é onde as pessoas têm mais de um chefe. No entanto, há uma variedade de formas de gerenciamento e estruturas matriciais.
É essencial ter uma definição clara de equipe matricial a fim de se concentrar em quais fatores você precisa desenvolver para o sucesso da matriz. Dependendo, você pode exigir uma mistura diferente de habilidades tanto em liderança quanto em colaboração.
Os líderes das equipes matriciais precisam exercer influência sem autoridade e entregar resultados sem ter controle direto sobre os recursos de que precisam. Além disso, os membros da equipe matricial precisam aprender como colaborar com colegas à distância, culturas e outras barreiras.
Os membros da equipe da matriz frequentemente sofrem com o problema de lealdade dividida, onde têm equipes múltiplas e objetivos funcionais que competem por seu tempo e atenção, têm chefes múltiplos e muitas vezes trabalham em equipes múltiplas ao mesmo tempo.
Para alguns membros da equipe matricial, esta pode ser a primeira vez que é dada responsabilidade pelos resultados que são mais amplos do que o cumprimento de suas metas funcionais.
Estabeleça de forma clara aos colaboradores o novo organograma da empresa
O último passo é estabelecer de forma clara aos colaboradores o novo organograma da empresa. Afinal, esse tipo de estrutura é muito diferente do habitual. A maior diferença é que o pessoal está trabalhando para dois chefes.
Conclusão
A estrutura organizacional matricial teve uma grande influência no gerenciamento de projetos. A matriz evoluiu para preencher uma necessidade de uma organização capaz de lidar com grande tamanho e complexidade de projetos.
O resultado foi o aumento da complexidade organizacional. No entanto, ela acrescentou muito à versatilidade e eficácia do gerenciamento de projetos.
A matriz permitiu que o gerenciamento de projetos fosse eficaz não apenas para projetos muito grandes, mas também para projetos pequenos, e tem sido muito valioso para a solução de problemas multidisciplinares.
A forma organizacional da matriz só é desejável se houver uma real necessidade de sua complexidade. Há muitas razões pelas quais a matriz não funcionará, mas o fracasso em estabelecer as bases e preparar completamente a organização é a principal razão do fracasso.
A matriz funcionará e resultará em muito maior produtividade do projeto se a alta gerência der seu apoio e se a gerência funcional e o pessoal do projeto aceitarem a matriz como um método de trabalho.
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