Talvez uma das tarefas mais exaustivas no processo de gestão de pessoas seja o controle de jornada de trabalho. Essa tarefa imprescindível é designada aos setores de recursos humanos ou departamento de pessoal.
Um trabalho bem feito gera resultados positivos. Mas se o contrário acontecer, a organização pode ter prejuízos.
Muito mais do que um simples monitoramento da frequência do trabalhador, o controle de jornada é uma obrigação assegurada em lei, para empresas com mais de 20 funcionários.
Além disso, ele interfere diretamente em vários processos internos como controle de absenteísmo, de escalas, no cálculo da folha de pagamento, entre outros. Itens essenciais ligados à jornada de trabalho da equipe.
Saber que o trabalhador cumpre sua jornada de trabalho sem excessos indica que o ambiente de trabalho é salutar e que os gestores preservam pela qualidade de vida de seus colaboradores.
Afinal, trabalhar exageradamente causa exaustão, estresse, afastamento social e familiar e, consequentemente, problemas de saúde física e emocional.
Por isso as empresas adotam mecanismos de controle dos horários de trabalho, de acordo com a necessidade e perfil da organização. Mas como saber se a sua empresa atende a legislação trabalhista nesse quesito?
Quais são os tipos de controles disponíveis e como implantá-los? Para responder esta entre outros questionamentos, elaboramos esse conteúdo explicativo, onde o gestor poderá conferir o ônus e o bônus que essa ferramenta traz. Confira!
O que é controle de jornada?
De um modo geral, controle de jornada de trabalho é qualquer tipo de processo de marcação dos horários de trabalho dos funcionários ao longo do mês. Que horas entram ou saem da empresa.
Qual o tempo de pausas para lanche ou refeição. Se houve horas extras, faltas ou atrasos. Enfim, é o registro de todos os horários cumpridos ao longo da jornada diária laboral, segundo a lei trabalhista.
Normalmente, esse tempo é de oito horas trabalhadas, acrescida de mais uma ou duas, referente a pausa para refeição ou descanso.
Em algumas empresas ou tipos de atividades essa carga horária é variável, como no caso dos jornalistas que podem trabalhar por cinco ou sete horas, dependendo do contrato de trabalho.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), especifica que uma jornada diária de trabalho deve ser de até oito horas diárias, limitadas a 44 horas semanais. Em relação a hora extra a legislação prevê que o trabalhador faça até duas horas a mais de trabalho por dia.
Elas devem ser pagas com acréscimo de 50% se for nos dias normais e de 100% nos domingos e feriados. As pausas ao longo da jornada de trabalho também devem ser cumpridas.
Para que é necessário o registro da jornada de trabalho de um empregado?
Gerar segurança nas relações de trabalho é um dos principais objetivos das organizações que adotam controles de jornada.
Afinal, ter como comprovar que o funcionário cumpre sua jornada corretamente contribui para relações e ambiente saudáveis de trabalho e evitar ações trabalhistas.
Registrar a frequência dos funcionários permite que os gestores controlem diversos indicadores de forma mais efetiva e à distância.
Esse controle pode ser feito de várias formas, inclusive digital ou por meio de biometria. Os avanços tecnológicos têm beneficiado as empresas nesse sentido, oferecendo instrumentos de controle cada vez mais eficientes e auditáveis.
Benefícios necessários para empregado e empregador. Para a empresa o controle de jornada de trabalho ajuda a evitar problemas de saúde; atrasos; excessos de horas extras; sobrecarga de trabalho; acúmulo no banco de horas, entre outros.
Já para o funcionário esse controle oferece maior segurança; disponibiliza comprovantes; alerta para excessos na carga horária; organizar os turnos, etc.. Esse controle é fundamental para:
– Garantir que a jornada de trabalho seja cumprida, com os devidos horários de entrada, de saída e de intervalos, estabelecidos em contrato e de acordo com a lei;
– Diminui riscos de ações judiciais. Afinal, quanto mais rigorosos forem os processos, menores são as chances de motivar ações trabalhistas. O não pagamento de horas extras é uma das principais causas de ações do tipo;
– Permite maior controle das horas extras, bem como atrasos e faltas. A CLT é clara em regulamentar uma carga horária de oito horas de trabalho diário, com apenas duas horas extras permitidas por dia. Controle que fica ainda melhor com ferramentas adequadas de fiscalização da jornada ou ainda de horas extras excedentes ou banco de horas.
Qual a importância do controle da jornada de trabalho para o empregador?
Bem, até aqui já vimos como é importante adotar um controle eficiente de jornada de trabalho. Sistema que só apresenta benefícios, deixando a empresa ainda mais estratégica e eficiente.
Reduz tempo recursos, elevando a produtividade, com maior qualidade e envolvimento de todos da equipe.
Realizado por meio de ferramentas modernas como relógios de ponto digitais, o sistema só traz benefícios para a empresa. Então vamos conhecer um pouco mais cada um deles:
– Maior segurança no controle de pontos para a empresa e para o trabalhador. Assim, muitas ações trabalhistas são evitadas;
– Aumento da disposição e do envolvimento do colaborador no trabalho. Nem sempre trabalhar mais significa trabalhar melhor. O trabalhador que cumpre sua jornada de trabalho tem mais tempo para família, estudos ou lazer;
– Gera aprendizado contínuo. Afinal, ao acompanhar os registros de pontos é possível identificar diversos fatores internos positivos e negativos. A partir daí é possível identificar gargalos e apontar soluções;
– Maior transparência no processo de gestão com anotações eficientes e corretas dos horários praticados pelo trabalhador na empresa;
– Melhor controle financeiro da empresa. Afinal, horas trabalhadas resultam em produtividade. O contrário pode gerar prejuízo. O mesmo acontece com excessos de horas extras.
O que diz a CLT sobre o controle de jornada?
Até 2019, o artigo 74 da CLT obriga empresas com mais de dez funcionários a implantar sistemas de controle de jornada de trabalho. Ou mais conhecido como controle de ponto.
Ele pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica. Mas, a partir da promulgação da lei 13.874, esse controle passou a ser exigido para empresas com mais de 20 colaboradores em cada uma de suas unidades.
Como no caso de organizações que possuam filiais. Essa lei ficou conhecida como lei da liberdade econômica, por desburocratizar alguns processos, permitindo importantes avanços em diversas cadeias produtivas.
A legislação prevê que o controle de ponto eletrônico, por exemplo, também deve atender às instruções da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia.
As determinações estão dispostas nas portarias 373 e 1.510 do antigo Ministério do Trabalho.
Com relação ao limite de duas horas extras diárias permitidos pela CLT, na prática a interpretação pode variar de acordo com a necessidade e urgência de cada organização. Caso não seja necessário, o funcionário não precisa fazer hora extra.
Mas se isso for necessário, cabe à empresa estipular quando e como o trabalho extra será realizado. A medida contribui para a melhor gestão orçamentária da empresa.
Obrigatoriedade a partir de 20 empregados
Apesar da legislação ser clara somente para empresas com mais de 20 trabalhadores, as corporações com menos também devem instituir algum tipo de controle da jornada de trabalho.
Isso para gerar benefícios como já citamos acima e problemas futuros, como ações trabalhistas. Mas vamos entender melhor essa lei.
Ela prevê que o registro de ponto pode ser feito de três formas: manual feito em livro de ponto, mecânico, por meio de relógios cartográficos ou eletrônico, via sistema on-line, como por leitura de cartão ou biometria.
Mas, nem todos os trabalhadores são obrigados a marcar o ponto. Algumas categorias não precisam participar desse controle. Entre elas os trabalhadores que exercem atividades externas, sem horário fixo e funcionários com cargo de confiança ou de gerência.
Fora isso, todos os demais trabalhadores da empresa devem registrar seus horários de entrada e de saída, os intervalos de refeições e possíveis pausas feitas ao longo da jornada de trabalho.
Assim as empresas conseguem maior controle de dados sobre a carga horária da equipe. A organização que não cumprir a lei está sujeita a multas e sanções.
Além disso, em processos trabalhistas, que envolvam pagamentos de horas extras ou adicional noturno, por exemplo, cabe à empresa comprovar o cumprimento das horas trabalhadas.
Quem fiscaliza a jornada de trabalho?
É o Ministério do Trabalho o órgão responsável pela fiscalização sobre o controle da jornada de trabalho. As irregularidades podem ser punidas com altas multas. Além da CLT a portaria 1.510 fala sobre o registro de ponto eletrônico e a 373, sobre sistemas alternativos.
Acordos coletivos das categorias também devem ser respeitados. A fiscalização pode ser feita por meio de visitas regulares dos auditores do MT e também do Ministério Público do Trabalho (MPT).
Denúncias também são apurados por estes profissionais, que além do ponto checam as condições de trabalho. Em caso de irregularidade os órgãos podem autuar judicialmente ou extrajudicialmente, somente no âmbito administrativo.
Importante lembrar que a empresa não pode adotar qualquer tipo de equipamento para esse fim. O relógio de ponto deve ser aprovado pelo Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (Inmetro) e ter diversas especificações.
Ele precisa estar em local acessível, não pode ser adulterável e deve fornecer um comprovante a cada marcação realizada.
Quais são os empregados excluídos do controle de jornada?
Funcionários que realizam trabalhos fora da empresa, incompatível com horário fixo, em home office, gerentes, diretores, chefes de departamento ou pessoas de confiança não precisam marcar ponto na empresa.
Mas, em contrapartida, não têm direito a horas extras ou adicional. Atualmente a tecnologia permite que esse controle possa ser feito de forma remota, por meio de aplicativos no celular, bip, GPS, etc.
Nesse caso o funcionário ganha direito a eventuais horas extras que possa fazer. Já no caso dos cargos de gestão também não tem direito a horas extras, pois geralmente já recebem um percentual de adicional no salário, para compensar possíveis excessos na carga horária de trabalho. Normalmente essa margem é de até 40%.
Como fazer controle de jornada?
Ainda hoje prevalecem os quatro principais tipos de controle de jornada de trabalho: mecânico, eletrônico, manual e alternativo.
Cada um destes sistemas possui suas características próprias e diferentes funcionalidades. Vamos conhecer um pouco mais sobre cada um deles?
– Mecânico – É realizado por meio de relógio cartográfico. O primeiro deles surgiu em 1888 produzido pela empresa norte-americana Bundy Manufacturing Company. Depois surgiram novos modelos e tecnologias, em especial em 1924 com a IBM.
Esses equipamentos permitiam o controle por meio de cartão de ponto. Ou melhor, o funcionário inseria um cartão na máquina que carimbava seu horário a cada ciclo. Depois a empresa recolhia esses cartões para realizar os apontamentos.
– Manual – Esse sistema é ainda mais antigo que os relógios mecânicos e o registro das informações de trabalho era feito em folhas ou livro de ponto.
Tudo realizado de forma manual, até a transcrição dos pontos pelo RD para uma planilha, ou sistema de cálculo de horas. Um sistema que pode não ser muito seguro e passível de falhas e fraudes.
– Eletrônico – Com o desenvolvimento tecnológico surgiram novas tecnologias e máquinas que modernizaram o controle de ponto. Alguns relógios funcionam por meio de senha, cartão de ponto ou impressão digital.
– Alternativo – São controles mais recentes, conhecidos como pontos on-line. Funcionam por meio de sistemas ou aplicativos instalados no celular, tablet ou computador.
É mais indicado para funcionários que trabalham fora da empresa, como em sistemas remoto ou em home office. Uma forma que as empresas encontraram para manter o controle sobre as horas trabalhadas, mesmo à distância.
Como fazer controle de jornada em home office?
Investir em tecnologia é o primeiro passo para quem busca controlar a jornada de trabalho de quem trabalha em home office.
Um sistema que foi amplamente adotado desde março de 2020, quando as empresas se viram obrigadas a isolar seus trabalhadores devido à pandemia do coronavírus.
Algumas organizações deram tão certo com essa nova realidade que incluíram a modalidade no seu sistema de trabalho normal. Para isso, investiram também no controle de ponto on-line.
Uma ferramenta que aproxima o RH dos trabalhadores, sendo realizado por meio de aplicativo, que pode ser instalado em computadores, tablet ou aparelhos celulares.
A marcação pode ser feita por meio de bina, senha, reconhecimento facial, voz, ou localização. O mercado oferece várias opções que oferecem diversas vantagens como dispositivo de acompanhamento em tempo real.
Como montar uma planilha de controle de jornada no excel?
Para que o controle da jornada de trabalho seja realmente eficiente, além de contar com modernas tecnologias a empresa também precisa de planilhas de registro eficientes. Uma boa opção são as planilhas realizadas no Excel.
Um sistema razoavelmente fácil de montar, atualizar e conferir os dados. Tudo realizado automaticamente, por meio de programas da Microsoft em versões mais recentes.
Primeiro é preciso abrir uma tabela no Excel, selecionando a quantidade de células que pretende abastecer com informações. Isso no formato de horas, clicando na aba geral.
Em seguida selecione a aba hora e por fim vá inserindo os dados e as operações serão realizadas automaticamente. Lembrando que essa interação é possível depois de habilitar a edição e as macros, como conteúdos. Vamos conferir alguns exemplos:
– Planilha de horas trabalhadas com download gratuito. Oferece curso completo de acesso ao Excel.
https://www.youtube.com/watch?v=VkOB-tdOfxY
– Um guia completo sobre as funcionalidades do Excel com conceitos de controles de banco de horas e horas extras em um modelo de planilha criado em Excel.
https://www.youtube.com/watch?v=K7gDykTGz9Y
– Nesse vídeo confira o passo a passo de como elaborar corretamente uma planilha de controle de ponto
https://www.youtube.com/watch?v=tUW_W05f8co
– Com exemplos práticos nesse vídeo é possível aprender a montar a planilha, transcrever as informações e calcular até as horas extras, por exemplo.
https://www.youtube.com/watch?v=bi9ceNn4jdY
Conclusão
Controlar a jornada de trabalho dos funcionários é primordial para quem prima por uma gestão eficiente. É função de responsabilidade do departamento de pessoal ou de recursos humanos.
Regra que deve ser seguida por empresas com mais de 20 funcionários em cada unidade ou não. Isso porque esse sistema de controle é fundamental também para organizações de menor porte.
Gestão está automaticamente ligada à produtividade. Portanto, controlar os horários de trabalho da equipe, pode assegurar bons resultados e também um ambiente de trabalho mais seguro, respeitoso e harmonioso.
Afinal, trabalhar por mais tempo na empresa não é sinônimo de bom trabalho ou bom desempenho. Neste texto vimos a importância dessa operação e como, hoje, ela depende da tecnologia para ser ainda mais eficiente nos resultados.
Controlar as horas trabalhadas também reflete diretamente no controle das possíveis horas extras, do banco de horas, ajuste de turnos, de folgas, entre outras funcionalidades.
Controle esse que está amparado na legislação trabalhista, sendo passível de fiscalização e multa em casos de irregularidades.
O controle de jornada de trabalho também é um importante instrumento que minimiza, por exemplo, os impactos de jornadas excessivas de trabalho ou folgas não liberadas.
Mecanismo importante de comprovação para a empresa e para o funcionário.
