Reuniões produtivas: saiba como fazer e benefícios para sua empresa

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Se você é como a maioria dos proprietários de empresas, você começa o dia revendo sua agenda e vendo quantas reuniões você tem no dia. Muitas vezes, há muitas reuniões por dia, muitas das quais são marcadas como urgentes, mas será que essas são reuniões produtivas?

As reuniões podem ser uma oportunidade de reunir um grupo diversificado de trabalhadores para discutir planos para um projeto ou melhorias para uma empresa.

Embora as reuniões possam oferecer oportunidades, se não forem gerenciadas de forma eficaz, elas podem desperdiçar o tempo dos participantes.

Sendo assim, os líderes podem tomar medidas para realizar reuniões produtivas, desenvolvendo um plano claro e garantindo que os participantes permaneçam focados.

Afinal, por que realizar uma reunião? Muitos assuntos importantes são conduzidos de maneira satisfatória por uma única pessoa sem que seja necessário uma reunião.

Muitos outros são resolvidos através de um e-mail, um memorando, um telefonema, ou uma simples conversa entre duas pessoas.

Às vezes cinco minutos com seis pessoas separadamente é mais eficaz e produtivo do que uma reunião de meia hora com todas elas juntas.

Certamente, muitas reuniões desperdiçam muito do tempo de todos e parecem ser realizadas por razões comportamentais. Como por exemplo, dividir a responsabilidade e atrasar decisões importantes.

Em cada organização e em cada cultura de que temos registro, as pessoas se reúnem em pequenos grupos a intervalos regulares e frequentes, e em grandes reuniões “tribais” de tempos em tempos.

Se não houver reuniões nos locais onde trabalham, o apego das pessoas às organizações para as quais trabalham será pequeno.

E embora as reuniões possam ser uma estratégia e um processo útil para compartilhar o progresso do trabalho e a conexão com outros, reuniões excessivas e mal conduzidas podem ter um efeito negativo significativo sobre a produtividade e a motivação dos funcionários.

Como aproveitar ao máximo o seu tempo de reunião? Continue lendo e veja como ter reuniões produtivas na sua empresa.

O que é uma reunião produtiva?

Todo gestor precisa aprender como fazer reuniões produtivas, que realmente funcionem e tragam resultados.

Afinal, além de não resolver o que era necessário, as reuniões improdutivas deixam um gosto frustrante de perda de tempo, que pode até gerar algum grau de incompetência e insatisfação.

Ou seja, o sonho da grande maioria dos líderes e gestores, que em muitos casos, sentem que suas agendas estão lotadas de reuniões que acabam apenas desperdiçando o tempo.

Por isso, para ter uma reunião produtiva é necessário realizar a troca de ideias e a tomada de decisões importantes. Para isso, a organização e planejamento prévio é extremamente importante.

Mas o que são reuniões produtivas? Reuniões produtivas são os encontros com a sua equipe ou superiores, em que você consegue cumprir com o objetivo inicial.

Seja tomar ou alinhar uma decisão, estabelecer pautas, direcionar novas ações, avançar na discussão de um tema complexo e importante ou mesmo apresentar os resultados de um projeto.

Por isso, uma reunião produtiva é capaz de trazer maiores resultados para sua empresa. Ela garante que todos os participantes participem ativamente e tenham total acesso aos conteúdos que serão abordados.

Assim, todos os colaboradores irão para o encontro mais preparados, conseguindo aproveitar ao máximo os assuntos abordados.

Tipos de reuniões

reunioes produtivas como fazer uma reuniao eficaz

O primeiro passo para realizar reuniões produtivas é identificar qual o tipo de cada reunião, já que é a partir disso que você vai saber quem precisa convidar, qual a pauta da reunião e quanto tempo ela pode durar.

Reunião de decisão

Uma reunião de decisão é utilizada pelas equipes quando precisam chegar a um acordo formal sobre uma decisão e assegurar o compromisso de agir sobre essa decisão.

A maioria das reuniões de tomada de decisão segue um processo que inclui estas etapas.

  • Entenda a decisão que precisa ser tomada;
  • Identificar o método de tomada de decisão que você utilizará;
  • Descobrir seus critérios de tomada de decisão e suas opções;
  • Comparar as opções com os critérios;
  • Decidir e documentar a decisão;
  • Comunique a decisão a outros.

Como resultado, a reunião conseguirá tomar uma decisão de qualidade e garantir o compromisso de promulgar a decisão.

O resultado da reunião será uma decisão documentada, com clareza sobre quem vai dar os próximos passos e a decisão será compartilhada para os outros funcionários.

Reunião de discussão

Uma reunião de discussão tem como objetivo colocar ideias sobre a mesa, debater sobre elas e entender o ponto de vista uns dos outros.

As reuniões de discussão também podem ser usadas para apresentar os critérios e dados que permitirão tomar uma decisão. Às vezes, as reuniões de discussão e de decisão, mas muitas vezes, se concentram em tópicos complexos.

Por isso, em vez de ter uma série de discussões intermináveis, basta dizer “o objetivo desta reunião não é resolver esta questão, mas sim garantir que da próxima vez que nos reunirmos, teremos tudo o que precisamos para tomar uma decisão rápida”.

Em uma discussão aberta, qualquer pessoa presente pode falar pelo tempo que quiser, e não há regras que regulam a participação, a aderência ao tema ou outras restrições à discussão.

A menos que o líder da reunião declare o contrário, a discussão aberta é a abordagem padrão assumida como sendo utilizada na maioria das reuniões.

A discussão aberta permite a maior liberdade na conversa, o que a torna também a abordagem mais provável de resultar em interações disfuncionais.

Reunião de apresentação

Uma reunião de apresentação tem como objetivo comunicar uma ideia aos demais envolvidos. O termo pode ser adaptado a várias situações de fala, como falar com um grupo, dirigir-se a uma reunião ou informar uma equipe.

Essa modalidade é utilizada sempre que há alguma informação para ser passada, sem necessidade de uma discussão para resolver algum problema e achar alguma solução.

É apenas informativa, por exemplo, para contar alguma mudança operacional na empresa ou até mesmo alguma nova regra que entrará em vigor.

Como liderar reuniões produtivas?

Seja qual for o motivo, as reuniões podem e costumam ficar fora de controle. Mas se você está encarregado da reunião, você precisa manter a reunião produtiva.

Embora, manter o grupo no caminho certo pode ser mais fácil de dizer do que fazer, mas com algum planejamento inteligente e alguns dias de estratégias, você estará a caminho de reuniões produtivas.

O primeiro passo para estabelecer o controle é preparar as pautas da reunião. Pode parecer óbvio demais escrever tudo, mas confie em mim, ter alguns detalhes no papel te ajudará a manter você – e todos os outros – focados no que realmente é a reunião.

Ao montar seu plano, pense no objetivo final que você está procurando alcançar na reunião.

Depois, trabalhem para determinar o que precisa ser discutido para atingir esse objetivo, que perguntas precisam ser respondidas e que responsabilidades precisam ser atribuídas.

Seu próximo passo é criar um espaço de reunião que desencoraje a distração e as interrupções. Comece com o espaço físico, certificando-se de que a sala esteja fechada de ruídos e conversas externas e livre de distrações visuais.

E pouco antes do início da reunião, guarde seu telefone e feche seu notebook, pois esse é um sinal sutil para os outros de que eles devem fazer o mesmo.

Embora você monte um plano e se livre das distrações, ainda há a chance da reunião perder o foco ou ficar muito tempo em um assunto só. E é aí que entra em jogo a arte da transição.

Antes de ir para uma reunião, certifique-se de estar armado com algumas maneiras educadas, mas eficazes, de redirecionar a conversa de volta para onde você quer.

Por último, você deve encerrar sua reunião com um breve resumo. Diga claramente o que foi realizado e decidido, bem como os próximos passos ou responsabilidades.

Isto não precisa ser demorado, na verdade, não deve durar mais do que um ou dois minutos – mas ajuda a colocar um final em sua reunião.

Como fazer reuniões produtivas?

  • Determine o objetivo da reunião;
  • Pergunte-se se ela é realmente necessária;
  • Estabeleça um limite máximo de duração;
  • Mostre antecipadamente para os participantes os pontos que serão abordados na reunião;
  • Não aborde temas paralelos;
  • Não seja multitarefa em uma reunião, foque naquilo que está sendo dito;
  • Lidere a reunião.

Benefícios das reuniões produtivas

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As reuniões produtivas podem trazer diversas vantagens a sua empresa, entre elas:

Estratégia de gestão

Uma reunião produtiva permite que os gestores consigam montar estratégias a partir dos resultados obtidos.

Pois, todos os envolvidos então de acordo com a metodologia da empresa, bem como expressam suas opiniões sobre os assuntos debatidos.

Oportunidade de diálogo

Outro benefício das reuniões produtivas é que elas oferecem a oportunidade de interagir, discutir e trocar informações.

Ou seja, tanto os líderes quanto os funcionários mantêm um diálogo aberto e sincero sobre a situação da empresa.

Otimização do tempo

Como dito anteriormente, saber otimizar o tempo da reunião é fundamental. Pois, reuniões produtivas são aquelas bem planejadas e com objetivos claros para sua realização.

Assim, a equipe terá garantia que seu tempo foi bem aproveitado e produzirá melhor.

Alinhamento das decisões

Em reuniões produtivas, as decisões são tomadas em conjunto, de forma democrática.

Motivação da equipe de trabalho

Um dos resultados de uma reunião produtiva é que no final da reunião o colaborador se sentirá mais motivado e satisfeito.

Como resultado, todos os envolvidos se sentem motivados e a empresa é fortalecida.

Dicas e melhores práticas para ter reuniões produtivas

Tenha um objetivo claro da reunião

Em primeiro lugar, você precisa decidir qual é o objetivo da reunião e se ela é realmente necessária.

Por exemplo, se for para compartilhar informações, um relatório seria melhor? Se for para tomar uma decisão, você poderia falar diretamente com o tomador de decisões?

Se for para avaliar a opinião, o que dizer de uma pesquisa de opinião? Nunca realize reuniões apenas para ficar conversando e sem definir um objetivo específico.

Defina a pauta de assuntos que devem ser tratados

A princípio, é comum em uma reunião tratarmos mais de um assunto. Esta é uma maneira de otimizar o tempo e aproveitar o encontro com as pessoas envolvidas.

Por outro lado, quanto mais temas tratados na reunião, maiores as chances de dispersão em relação aos pontos principais.

Por isso, é interessante montar uma pauta de reunião, que serve como um roteiro, no qual todos os assuntos que precisam ser falados durante a reunião são listados de forma ordenada.

Nesse sentido, uma pauta deve:

  • avisar sobre o tipo de reunião que será feita, horário, tempo de duração e local;
  • determinar se há necessidade de levar algum material complementar;
  • avisar se o comparecimento é obrigatório ou facultativo;
  • organizar os assuntos por ordem de relevância;
  • alertar se há necessidade de justificar a falta.

Defina quem deve participar

Uma reunião não precisa ter muitos membros para ser produtiva, pelo contrário, quanto mais pessoas, maior pode ser a queda de produtividade.

Portanto, seja seletivo e convide apenas aqueles que têm um papel específico na reunião. Certifique-se de que os principais tomadores de decisão possam comparecer e se eles não puderem, é melhor adiar a reunião.

Além disso, permita que os colegas recusem seu convite se eles puderem demonstrar que sua presença não é essencial para a reunião.

Atenção aos horários

Certifique-se de saber exatamente o que será debatido em cada reunião, quanto tempo deve levar, e mantenha-se fiel a esses prazos.

Além disso, compartilhe a agenda antes da reunião para garantir que os participantes estejam preparados e aptos a oferecer feedbacks.

Se não houver ordem do dia, remarque ou cancele a reunião. Durante uma reunião de projeto, é responsabilidade do líder manter a equipe focada na agenda.

Quando as conversas se desviam do tópico, o líder deve conduzir a equipe de volta para os itens da agenda.

Os facilitadores da reunião devem ficar de olho no tempo alocado para cada tópico da agenda, resumir a conversa e passar para o próximo item da pauta.

Local da reunião

Dependendo do assunto, não é ideal que levemos determinado parceiro, fornecedor ou até mesmo um candidato a uma vaga para dentro da empresa, onde muitas pessoas possam especular as razões daquela empresa ou pessoa estar ali.

O local da reunião também transmitirá uma mensagem sobre confiança e credibilidade, pois esta é a imagem da sua empresa e do produto que você oferece.

Por isso a importância de ter um local adequado para receber um cliente em potencial. É nele que se iniciam parcerias, ocorre a apresentação de projetos para aprovação e são realizados grandes contratos.

Este ambiente tem interferência direta em seus resultados e no sucesso de suas relações. Lembre-se, a primeira impressão é a que fica.

Pensar em locais neutros para a realização dessas reuniões super estratégicas é fundamental, tanto para o prosseguimento ou fechamento de um negócio importante, quanto para algumas questões do dia a dia que não devem desviar o foco de sua equipe, nem gerar conversas antes da hora.

Como tornar as reuniões remotas produtivas

Uma reunião remota bem organizada pode ser uma excelente ferramenta de trabalho em qualquer circunstância.

Afinal, ela reúne pessoas espalhadas pelo mundo todo economizando tempo e dinheiro, e ela tem potencial para ser até mais produtiva do que uma reunião presencial.

Para fazer reuniões remotas, no entanto, é preciso tomar alguns cuidados, preparando o computador, o conteúdo e o ambiente com antecedência.

Isso evita problemas e reduz o estresse, principalmente de quem não está acostumado a trabalhar em home office e precisa se adaptar a muitas mudanças ao mesmo tempo.

As videochamadas já são parte da rotina, mas como realizar encontros mais complexos e longos on-line, sem perder qualidade na troca entre os participantes?

  • Tenha uma agenda clara, organizada e compartilhada com todos os participantes;
  • Compartilhe informações importantes antes da reunião e garanta que o tempo de chamada esteja focado em interação;
  • Ajude as pessoas a se prepararem para a reunião;
  • Sempre que possível, mantenha o vídeo aberto;
  • Use ferramentas visuais como apresentações e imagens;
  • Monitore o tempo de cada assunto para garantir que a reunião não seja muito demorada;
  • Fique atento ao tamanho do grupo, pois um grupo muito grande pode demandar mais tempo e perder o foco mais rápido;
  • Prepare-se e tenha um plano B caso ocorra algum problema de conexão ou algum participante falte;
  • Após a reunião compartilhe os resultados, encaminhamentos e atualizações para todos que participaram da reunião.

Dicas para uma reunião remota produtiva

reunioes produtivas como organizar uma reuniao

Itens técnicos:

  • Escolha um lugar com fundo neutro;
  • Teste e verifique a sua conexão com a internet;
  • Se não estiver falando, deixe o seu microfone mutado para evitar interferência e ruídos externos.

Antes da reunião

  • Defina o objetivo da reunião;
  • Defina a duração da reunião;
  • Se for necessário, envie um briefing ou material de apoio para que os participantes leiam antes da reunião.

Como conduzir a reunião

  • Convide para a reunião apenas as pessoas necessárias;
  • Use recursos visuais para chamar a atenção dos participantes;
  • Faça anotações e registre todas as decisões e pontos importantes.

Leia também: Como motivar uma equipe? Guia para uma equipe engajada e produtiva

Conclusão

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É bem comum ouvir os colaboradores de uma empresa dizendo que as reuniões de equipe são um verdadeiro desperdício de tempo e que atrapalham a produtividade pessoal.

O momento de reunir a equipe para discussão ou troca de ideias é um hábito que pode ser bastante proveitoso para a organização, independente da área de atuação da empresa.

Isso porque deixar a equipe a par das metas e por dentro do que se espera dela pode garantir um alto comprometimento dos colaboradores. Por isso é importante realizar reuniões produtivas dentro da sua empresa.

Quer saber mais? Acesse nosso Blog e confira mais artigos. 

 

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