Controlar a jornada de trabalho dos trabalhadores ficou ainda mais fácil com ajuda da tecnologia e da legislação trabalhista. Desde 2009 o Ministério do Trabalho e do Emprego (TEM) obriga empresas com mais de dez funcionários a adotar o sistema de ponto eletrônico.
O equipamento disponível em várias versões contribui para melhorar a gestão de pessoas feita pelo setor de recursos humanos (RH). Por meio de ponto eletrônico ficou ainda mais fácil monitorar as jornadas de trabalho e o controle de horas trabalhadas.
Mas como saber qual a melhor tecnologia e os benefícios desse sistema para sua empresa? Preparamos esse texto para te ajudar na busca por respostas e sugestões de como implantar o ponto eletrônico em sua organização. Acompanhe!
O que é um ponto eletrônico?
Um ponto eletrônico nada mais é que um sistema que viabiliza o registro das horas trabalhadas pelos funcionários de determinadas empresas. Metodologia que substitui a marcação manual, otimizando tempo e reduzindo erros.
Serviço viabilizado por meio de um aparelho digital, onde o colaborador registra sua presença na empresa. Ele marca, por exemplo, os horários de entrada e de saída, inclusive nos momentos de pausa.
O mercado oferece vários modelos e tecnologias diferenciadas que facilitam o controle pelo RH, viabilizando benefícios para os dois lados, empregado e empregador.
Como funciona o ponto eletrônico nas empresas?
Geralmente o aparelho digital de ponto é colocado na entrada da empresa e seu formato de registro vai depender da escolha da empresa. Ele pode ser feito por meio de senha, leitura biométrica, cartão eletrônico, entre outros.
Hoje em dia o sistema de biometria é considerado um dos mais seguros e simples de usar. Com monitoramento e orientação do RH o trabalhador registra suas digitais no equipamento e este fará o reconhecimento, toda vez que for acionado.
Isso evita fraudes. Em paralelo ao sistema digital a empresa deve manter o controle manual de ponto, que deve ser usado em casos emergenciais.
A cada registro feito no ponto eletrônico o aparelho deve emitir um comprovante contendo informações como o nome do funcionário, um documento, horários, datas, entre outras informações.
Ponto eletrônico nas empresas: O que diz a Lei?
Esse sistema foi instituído no Brasil por meio da portaria 1510 do TEM e está em vigor desde 2009. A lei do ponto eletrônico como ficou conhecida estabelece regras para o registro de ponto em empresas a partir de dez funcionários.
Em 2011 o Ministério revisou o documento. Por meio da portaria 373 permitiu o uso de sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho. Confira algumas regras da lei.
- Limite da carga horária de trabalho com no máximo 44 horas por semana ou 220 horas por mês;
- Para regimes intermitentes de trabalho, o funcionário não é obrigado a cumprir limite mínimo de horas trabalhadas. São mantidos os direitos trabalhistas como ao INSS e ao FGTS;
- No caso de banco de horas, estes podem ser acordados diretamente com a empresa, podendo ser compensados em até 12 meses;
- As horas extras em dias normais continuam com acréscimo de 50% e de 100% aos domingos e feriados;
- Os intervalos de refeição, deve ser um mínimo de 30 minutos para quem trabalha oito horas por dia;
- Trabalhadores em regime de home office estão dispensados do ponto eletrônico. Neste caso a empresa pode adotar outro tipo de controle virtual de horas trabalhadas como aplicativos via celular.
Quais são os tipos de pontos eletrônicos?
Com avançada tecnologia embarcada em seus equipamentos, os pontos eletrônicos oferecem maior segurança às empresas, em relação ao controle de frequência e de horas trabalhadas.
Também ainda existem os pontos manuais e os mecânicos, que trazem benefícios, porém com algumas limitações. Hoje traremos três dos principais tipos de pontos eletrônicos disponíveis no mercado.
Vamos entender melhor sua tecnologia, seus benefícios, funções e saber qual melhor se adapta a necessidade do seu negócio.
– Ponto biométrico
Este equipamento funciona com biometria, que identifica a impressão digital do trabalhador. Para isso, ele precisa efetuar o seu registro com antecedência, junto ao RH da empresa.
A partir daí, ele precisa aproximar o membro cadastrado na máquina, para que ela o reconheça e registre os horários indicados, como entrada, pausa para almoço ou saídas.
Esse sistema é considerado por especialistas como sendo um dos mais seguros, pois evita que a pessoa registre horários em duplicidade, ou que outra pessoa possa bater o ponto pelo trabalhador que não esteja na empresa.
– Ponto com cartão
Um dos tipos de controle de acesso e horas trabalhadas é o ponto com cartão eletrônico. Geralmente esse cartão é o próprio crachá de acesso do funcionário. Nele estão registrados os dados do trabalhador, que são identificados ao passá-lo no equipamento.
Seja por aproximação ou inserção em um dispositivo de leitura. Esse equipamento deve ser instalado próximo aos locais de entrada e saída dos funcionários.
Permite o controle de horas trabalhadas de forma individual, porém apresenta níveis de segurança inferiores ao ponto biométrico. Isso porque, qualquer pessoa pode usar o cartão de outro e registrar os dados.
A menos que exista fiscalização física no local de ponto.
– Ponto on-line
Esse tipo de controle de ponto também é considerado um dos mais seguros, em especial no gerenciamento de banco de horas ou horas extras. De fácil implantação, pode ser acessado por meio de computadores, tablets e smartphones.
Geralmente é indicado para empresas que possuem equipes em trabalho remoto ou home office. Por esse sistema, o RH consegue monitorar e controlar a frequência de trabalho, as ausências, as faltas e trabalho extra.
Isso por meio de plataformas on-line com acesso ao aplicativo baixado pelo colaborador. Para isso basta ativar a localização do aparelho escolhido, verificar e confirmar os horários registrados.
Por que utilizar um ponto eletrônico na sua empresa?
Um ponto eletrônico traz para o gestor a segurança de controle total, transparente e eficiente sobre as horas trabalhadas da equipe. Por meio de relatórios seguros e confiáveis, esse sistema efetiva as informações de forma clara e sem erros.
Tudo eletronicamente, sem riscos de retrabalho e de forma ainda mais ágil. O dispositivo registra em segundos os horários do funcionário e os dados podem ser acessados de forma digital no computador.
Um trabalho rápido, que antes, no sistema manual levaria horas e até dias para ser feito, dependendo do número de funcionários. Então vamos conhecer alguns benefícios que esse sistema oferece.
– Produtividade
No sistema manual, contabilizar os dados registrados nos cartões poderia levar dias e horas. Sem falar na possibilidade de falhas, fraudes ou número de funcionários para executar a função.
Um pouco mais avançado, o sistema mecânico também necessita que os dados sejam transferidos para planilha ou sistema de ponto. Um processo também moroso, passível de erros.
Procedimentos e tempo que devem ser considerados para empresas que buscam produtividade. Benefícios viabilizados pelo ponto eletrônico.
Além do registro eficiente e rápido dos dados, a contabilização deles acontece por meio de ferramentas seguras de mapeamento. Além disso, permite controle extras como custos adicionais com pessoal, impostos sobre folha de pagamento, entre outros.
– Eficiência operacional
Com acesso fácil e seguro aos indicadores de desempenho e de trabalho, os gestores podem tomar as melhores decisões.
Os aparelhos são de fácil manuseio e a interface do sistema de ponto eletrônico permite acesso seguro via computadores, tablets e até smartphones.
Por estes equipamentos o registro dos horários é realizado em tempo real e o gestor pode verificar os dados on-line, sem a necessidade de outros equipamentos ou dispositivos como softwares de gestão.
Se a empresa precisa controlar funcionários fora da unidade, ela pode adotar, por exemplo, o ponto on-line ou checagem de tarefas e de ordem de serviço eletrônicas. Sistema que também permite controlar a quilometragem e possíveis reembolsos.
– Transparência entre os colaboradores da empresa e a área de RH
Ao registrar de forma automática a jornada de trabalho da equipe, a empresa ganha mais transparência entre os colaboradores e a área de RH. Um trabalho que gera confiança e agilidade no controle e checagem das informações registradas eletronicamente.
Simplifica uma das rotinas trabalhistas mais onerosas para o RH. Além disso, reduz a necessidade de intervenção humana e as possíveis falhas, comuns de serem encontradas no sistema de ponto manual.
Além disso, o gestor tem acesso aos dados em tempo real, permitindo a tomada das melhores decisões e estratégias para o negócio.
– Flexibilidade para atuar com equipes remotas
Se a empresa mantém atividades externas ou possui equipes de vendas, por exemplo, o ponto eletrônico contribuirá para maior controle das equipes.
Por meio de ferramenta digital, como plataforma de ponto on-line é possível monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores, bem como obter outros serviços. Entre eles a checagem de tarefas, ordens de serviço eletrônica ou computar a quilometragem.
Facilidades que agilizam a gestão financeira e o trabalho do RH com muito mais segurança e eficiência. Por outro lado, o gestor não perde de vista o desempenho de seus funcionários e estes tem a certeza de que seus direitos estão garantidos.
– Dados centralizados
Estes equipamentos possuem interface do sistema de ponto, simples e intuitiva. Uma solução viável que pode ser acessada por computadores, tablets ou smartphones.
Os dados são centralizados e armazenados em um único lugar, facilitando o acesso, sem o uso de outros dispositivos ou aparelhos. Facilidade também na hora de emitir relatórios de produtividade ou obter indicadores de desempenho. Tudo de forma digital, segura e prática.
– Redução de custos
Essa é outra vantagem do ponto eletrônico. Não precisa de bobinas de papel térmico, reduz a equipe de trabalho, ampliando ainda mais a segurança no tráfego da informação.
Para maior segurança jurídica é preciso que o aparelho emita um recibo com o registro dos pontos. A empresa precisa manter esses dados por cinco anos. Tarefa que ficou ainda mais fácil com o ponto eletrônico. Medida que evita processos trabalhistas.
Como escolher o melhor sistema de ponto eletrônico?
A escolha pelo melhor sistema de ponto eletrônico vai depender da necessidade da empresa. É preciso considerar alguns detalhes como sistemas integrados e acessibilidade. Afinal o negócio pode ser afetado pelos chamados custos invisíveis.
Como o registro de ponto é obrigatório por lei para empresas com dez ou mais trabalhadores, essa operação deve ser precisa, ágil e segura. Então vamos nos atentar a alguns critérios:
– Registro de ponto eletrônico. Nesse caso o RH precisa escolher o melhor equipamento. Modelos que atendam as especificações técnicas da portaria 671 e do Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (Inmetro).
Se possui sistema antifraude. Qual a capacidade de memória; tempo de garantia; atualização remota, entre outros.
– Sistemas alternativos de ponto. A mesma portaria permite que a empresa adote dispositivos de controle de frequência e de horas trabalhadas a distância. São indicadas para equipes em sistema remoto ou home office.
O RH deve manter os mesmos cuidados sobre o sistema; sua utilização; comunicação com software de gestão; tipos de registros e segurança. Se o acesso pode ser realizado de qualquer lugar. Se os dados podem ser armazenados em nuvem, entre outros itens.
Como o RH deve fazer a gestão do ponto eletrônico?
De acordo com o artigo 74 parágrafo segundo da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) a gestão de ponto é obrigatória para empresas com mais de 20 funcionários na mesma unidade.
Mas engana-se o gestor que tiver um número de trabalhadores inferior a esse, que estará isento deste controle. Ele deve ser feito para garantias jurídicas e evitar, por exemplo, processos trabalhistas.
Essa gestão e controle de ponto devem seguir quatro passos básicos. O controle e o tratamento de ponto, o cálculo das horas trabalhadas e o fechamento da folha de ponto.
Finalizado esses itens, o próximo passo é passar as informações para fechar a folha de pagamento. Importante lembrar que o RH também deve se atentar às normas da portaria 1510 e do Inmetro.
Esses equipamentos precisam ter relógio interno, impressora com bobina de papel, entrada USB, memória de registro. Deve ainda possuir atestado técnico e termo de responsabilidade emitidos pelo fornecedor.
– Controle de jornada com cálculos de horas:
Fechar a folha de ponto exige muita atenção, pois é o momento em que o RH verifica a quantidade de horas trabalhadas, possíveis faltas, atrasos ou horas extras a serem computadas.
É um momento que exige precisão na transferência de dados para a folha de pagamento, permitindo uma remuneração correta e justa. Esse controle é muito mais eficiente por meio do ponto eletrônico e está disponível a alguns cliques no computador.
Isso permite que o sistema calcule automaticamente a quantidade de horas trabalhadas, as horas extras, o tempo de pausa, entre outros dados.
– Tratamento de ponto
Essa parte vem logo após o registro de ponto. Nessa fase o RH deve se atentar para informações extras como falhas na marcação, atrasos ou faltas.
O setor precisa se atentar a diversas informações e dados como horário do relógio em tempo real; a memória de registro de ponto (MRP); número do registro; identificação do empregador e do funcionário, entre outros dados.
– Apontamentos
O cálculo das horas trabalhadas ou apontamentos está muito mais ágil e fácil por meio dos avanços tecnológicos. Nessa etapa o ponto eletrônico viabiliza de forma segura essa operação, incluindo horas extras e limites de tolerância.
– Fechamento da folha de ponto
Essa é a última fase do processo de cálculo. Após apurar as horas trabalhadas, horas extras, folgas e possíveis atrasos ou faltas, os dados são passados para a folha de pagamento.
Assim o trabalhador receberá sua remuneração correta. Tudo realizado de forma segura, rápida e eficiente.
A tecnologia na gestão do ponto eletrônico
Como os demais processos produtivos, o registro de pontos vem passando por evoluções constantes. Em especial nos últimos dez anos. Impulsionadas por uma legislação mais rigorosa, as empresas buscam tecnologias cada vez mais eficientes. Dentre elas podemos destacar:
- Cloud – Com computação em nuvem as informações dos funcionários são armazenadas on-line, permitindo o acompanhamento de dados de qualquer lugar;
- Geolocalização – Recurso verifica em tempo real a localização do trabalhador, bem como assegura os registros de trabalho fora da empresa;
- Reconhecimento facial – O aplicativo usa algoritmos matemáticos para reconhecer a face do trabalhador por meio de uma foto tirada na hora com o celular;
- Inteligência artificial e mineração de dados – Tecnologia que detecta padrões de comportamento. Ajuda o RH a se preparar para possíveis desafios relacionados a comportamento dos funcionários;
- Blockchain – Assegura a rastreabilidade e confiança nos aplicativos de pontos eletrônicos.
Tecnologia IoT na coleta de dados da jornada
A internet das coisas (IoT) está revolucionando vários segmentos corporativos. Com ampla aplicabilidade favor o controle mais rígido da jornada de trabalho.
A comunicação em tempo real, a facilidade em armazenar dados e emitir relatórios estão entre as principais vantagens dessa tecnologia. É gestão de ponto em tempo real.
– Sistema em nuvem para armazenamento e acesso das informações
Também conhecido como cloud computing traz inúmeros benefícios ao sistema de gestão de ponto eletrônico e de pessoas. A partir de um software em nuvem é possível que o RH analise os dados, independente de onde estiver.
Por meio de uma conexão com a internet ganha mais independência, agilizando o fechamento da folha de pagamento, mesmo sem estar na empresa.
Importância da saúde corporativa na jornada de trabalho
Em busca de um diferencial de mercado, as empresas devem investir em iniciativas que ampliem a saúde e a segurança do trabalhador. A saúde corporativa na jornada de trabalho deve ser priorizada com programas que incentivem o bem-estar dos colaboradores.
Além disso, também contribui para um ambiente de trabalho mais equilibrado e leve. Estratégias que mexem com a qualidade de vida e o desempenho dos funcionários e impactam de forma positiva na receita do negócio.
Contratar um bom plano de saúde, promover campanhas educativas e inserir a telemedicina no trabalho fazem parte da lista de uma boa gestão da saúde corporativa.
O resultado disso, são trabalhadores mais satisfeitos, saudáveis e motivados.
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Pensando em gestão de saúde corporativa, a Conexa Saúde oferece as melhores soluções. Sua plataforma de telemedicina proporciona atendimento médico e programas de saúde personalizados de acordo com as necessidades da empresa.
Para agilizar ainda mais esse processo, a Conexa Saúde criou a Conexa Corporate. Um sistema capaz de resolver os problemas em ambiente virtual, sem que o funcionário saia da empresa.
Com isso o gestor reduz as taxas de faltas, atrasos e de sinistralidade. São mais de 70 mil profissionais de saúde, que atendem em mais de 30 especialidades médicas, 24 horas, em todos os dias da semana.
Um suporte essencial para manter a saúde e a qualidade de vida dos trabalhadores. Para conhecer essa entre outras soluções que a Conexa Corporate oferece acesse www.conexasaude.com.br.
Conclusão
Em resumo, vimos que o ponto eletrônico veio para melhorar os processos de trabalho do RH. Em especial no que se refere ao controle da jornada de trabalho dos funcionários.
Computar as horas trabalhadas, horas extras, faltas ou atrasos de forma manual já é coisa do passado, porém as empresas podem recorrer a essa metodologia em casos emergenciais.
Tendo tecnologias como inteligência artificial e internet das coisas como aliadas, o gestor de RH ganha tempo, segurança e agilidade no controle de ponto. Para isso deve escolher equipamentos e metodologias que melhor atendam as demandas da sua empresa.
Vantagem para o empregador, mas também para o funcionário que tem seus direitos assegurados. Assim a empresa pode investir em outras áreas como a saúde corporativa e a segurança do trabalhador.
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