Otimização de Processos: o que é, benefícios e como aplicar?

otimizacao de processos reuniao grupo

As atividades de uma empresa geralmente são desempenhadas levando em consideração alguns procedimentos, que ainda não estão  formalizados. Um dos principais desafios dos administradores da empresa é usar medidas que irão contribuir para a otimização de processos.

Isso é necessário para obter os melhores resultados.

Entretanto, qual a intenção por trás disso?

A otimização de processos tem o objetivo de eliminar, ou, pelo menos diminuir o desperdício de tempo e de recursos.

Para que isso aconteça é necessário que se faça um mapeamento das atividades, pois somente dessa forma será possível padronizar e otimizar o trabalho que sua equipe fez.

Assim, para você promover a melhor solução em seu negócio, recomendamos a leitura do presente artigo.

Afinal, iremos mostrar quais são as melhores práticas de otimização de processos, bem como os benefícios dessa prática.

Fique com a gente e confira as principais dicas

Boa leitura!

O que significa a otimização de processos?

otimizacao de processos reuniao

Antes de explicarmos o passo a passo usado para promover a otimização de processos, é necessário fazer uma breve definição de tal prática.

Isso é importante até mesmo para que você consiga entender o que irá realmente fazer.

Resumidamente, essa é uma técnica que tem o objetivo de fazer os procedimentos empresariais serem mais ágeis e eficientes, através do uso inteligente dos recursos disponíveis.

Para realizar a otimização de processos é necessário realizar:

Com tudo isso, ainda é necessário fazer o monitoramento constante, pois isso permite a atualização dos processos sempre que for necessário.

Com a otimização de processos, é possível fazer a organização de todo o fluxo de trabalho bem como estruturar todas as etapas.

Isso garante  a aplicação das melhores práticas no dia a dia da empresa, junto com os resultados mais satisfatórios.

Qual a importância da otimização de processos?

A otimização de processos é extremamente importante pois ela ajuda a aumentar a concorrência, causando assim uma necessidade cada vez maior de controlar os custos gerados pelas empresas.

Dessa forma, quando os custos estão alinhados, os administradores conseguem manter um foco maior em atividades que irão fazer mais diferença em seus resultados.

Com a otimização de processos também é possível colocar em práticas as estratégias organizacionais mais consistentes e que irão ajudar sua empresa a alcançar seus objetivos.

Além disso, você consegue adotar sistemas de gestão que dispõem de indicadores de desempenho, bem como instrumentos que permitem acompanhar todas as mudanças do negócio.

Indicadores para otimização de processos

otimizacao de processos homens conversando

Os indicadores para a otimização de processo são os seguintes:

  • Eficiência;
  • Eficácia;
  • Capacidade;
  • Produtividade;
  • Qualidade;
  • Lucratividade;
  • Rentabilidade;
  • Competitividade;
  • Efetividade;
  • Valor.

A utilização desses indicadores é importante pois eles:

  • Dispõem da informação que o administrador precisa sobre cada etapa do processo;
  • Auxiliam  na tomada de decisão pelo gestor;
  • Tem o objetivo de proporcionar mais eficiência e eficácia aos processos;
  • Trazem mais rapidez, melhor compreensão e transparência ao se divulgar resultados;
  • Indicadores de desempenho se tornam a medida da excelência da empresa;
  • Permitem a criação de um dashboard com todas as informações disponíveis de forma panorâmica;

Vantagens da otimização de processos

Agora é o momento de falarmos sobre as vantagens da otimização de processos para a sua empresa.

Fluxo de trabalho mais eficiente

Com a otimização de processos a empresa consegue entregar produtos e serviços com uma qualidade maior e de forma mais eficiente.

Isso acontece pois com a otimização é feita a correção das falhas e padronização da execução das atividades, que ajudam a gerar mais resultados em um tempo menor, entretanto a qualidade do produto é superior

Assim, o desenho de processos conta com uma clareza maior em relação a quem será o  responsável por cada tarefa, bem como quais serão os conhecimentos necessários para a executar cada atividade.

Dessa forma, as pessoas certas irão participar do processo no momento certo,proporcionando assim um trabalho mais eficiente.

Redução de falhas e retrabalho

Conforme falado anteriormente, para fazer uma otimização de processos é necessário que se faça primeiramente o mapeamento, a padronização e a adoção de melhores práticas.

Dessa forma, todo o processo será feito com uma redução substancial de falhas e retrabalhos.

Isso proporciona uma maior confiabilidade nas entregas.

Afinal, as tarefas serão realizadas com menos comprometimento, fazendo com que elas aconteçam de forma natural.

Redução de custos

A redução de custos acontece devido a eliminação dos desperdícios e do melhor uso dos recursos.

Assim, você conseguirá utilizar o capital extra de sua empresa de diferentes formas, reduzindo os preços de seus produtos ou serviços, fazendo investimentos novos, aumentando seus lucros, entre outras alternativas.

Essa economia também alcança a escalabilidade, pois sua empresa conseguirá expandir  e você irá aumentar sua carteira de clientes, sem ter um aumento dos custos na mesma proporção.

Geração de dados mais precisos

Esse trabalho utiliza os métodos de trabalho e de formalização, através de um documento, o qual especifica a forma correta que a atividade deve ser feita, qual é o tempo para a sua realização e os recursos necessários para sua execução.

Dessa forma, a ocorrência de erros e dúvidas sobre os processos serão reduzidos de forma considerável, além do fato de que o método é uniforme, o que proporciona os resultados esperados.

Além disso, a otimização melhora a qualidade dos produtos e serviços, a situação financeira da empresa e aumenta a taxa de fidelização dos clientes.

Maior controle e integração

Com a otimização de processos é possível fazer a identificação das etapas sequenciais e a dependência que existe entre áreas na realização das entregas.

Dessa forma, cada equipe vai saber quais são as suas responsabilidades, e com isso elas adquirem autonomia para cumprir as tarefas.

Assim é possível que as equipes troquem informações continuamente e a integração entre elas ocorra de forma mais fluida.

Além disso, é possível identificar as lacunas existentes nos processos de uma forma mais fácil, e com isso propor melhorias de forma mais rápida, tratando diretamente com os responsáveis.

Definição de soluções mais efetivas

Uma pessoa eficiente é aquela que realiza suas atividades e propõe soluções com qualidade, fazendo o processo ser mais produtivo, com menor erros possíveis, e diminuição do uso de recursos.

Assim, com a otimização de processos, tudo é feito o mais próximo possível da eficiência, pelo fato de se estudarem formas de maximizar a velocidade e a qualidade ao realizar atividades na empresa.

Como um gestor pode otimizar processos?

otimizacao de processos homem pensando

Um bom gestor, hoje em dia, desenvolve suas ações com o intuito de eliminar completamente o desperdício de recursos e tempo da empresa , por meio da Otimização de Processos.

Mas como ele pode fazer para otimizar os processos na empresa?

Ele precisa desenvolver uma série de procedimentos compreensíveis e bem fundamentados para sua equipe entender o que é para ser feito e atender  às exigências.

E, para que isso aconteça, ele precisa fazer:

  • Mapeamento;
  • Análise;
  • Otimização;
  • Automação;
  • Acompanhamento.

O que é plano de otimização?

É preciso elaborar muito bem todo o plano para a implementação de uma nova estratégia em seu negócio para que não aconteçam equívocos.

Pois, caso isso não seja feito corretamente, ao invés de melhorar as operações, vai ocorrer mais empecilhos para a produtividade e a eficiência.

Assim, para que você desenvolva um bom plano de ação é necessário escolher a metodologia e as ferramentas adequadas.

Como a otimização de processos é aplicada nas empresas?

otimizacao de processos homem explicando

No decorrer deste artigo vimos o quanto é importante a otimização dos processos para uma empresa, entretanto ela precisa ser feita de forma ordenada e correta.

Para que isso aconteça, você precisa seguir os seguintes passos para garantir uma implementação de sucesso:

  • Faça um mapeamento dos processos atuais;
  • Identifique gargalos e pontos de melhoria;
  • Implemente mudanças;
  • Crie uma rotina de monitoramento dos processos;
  • Revise os processos periodicamente.

As 5 principais fases de um plano de otimização

Veja logo abaixo as 5 principais fases de um bom plano de otimização de processos para você implementar em sua empresa:

1. Mapeie e desenhe o fluxo do trabalho

Para que você consiga otimizar os processos em sua empresa, primeiramente é necessário conhecer e mapear como eles funcionam.

Esse mapeamento deve ser feito levando em consideração as características de sua empresa, pois em alguns casos será preciso  utilizar desenhos ou esquemas para que se possa entender, por exemplo, como funcionam as atividades da empresa, de forma isolada e a integração que elas têm entre si.

Esse mapeamento permite que você conheça, por exemplo:

  • As atividades que agregam valor para seus clientes;
  • O consumo de recursos humanos e financeiros nas atividades organizacionais;
  • Os eventuais gargalos ou pontos de atenção em relação a um departamento ou colaborador.

2. Identifique erros e pontos de melhoria

Depois de fazer o mapeamento dos processos, na grande maioria das vezes você irá encontrar pontos que precisam melhorar.

Geralmente esses pontos precisam ser resolvidos com urgência.

Então, não fique assustado ao encontrar falhas que parecem muito óbvias, pois, quando não é feito o controle devido dos processos, elas se tornam mais frequentes do que o normal.

Assim, algumas falhas podem ser mais fáceis de se resolver, precisando somente fazer algumas mudanças mais imediatas, agilizando a obtenção de melhorias nos resultados.

3. Implemente as otimizações

Depois de realizado todos os passos acima, é o momento de realizar as melhorias focando na otimização de processos.

Dessa forma, realize as mudanças gradualmente para não gerar grandes impactos na produção e na motivação dos profissionais.

O ideal é que sua equipe já saiba do trabalho que está sendo feito e que, se possível, tenha  participado da sua elaboração.

4. Monitore os resultados

É fundamental que você faça o monitoramento dos resultados obtidos na otimização de processos.

Isso porque, por meio de indicadores de desempenho, é possível que você veja se as melhorias propostas foram efetivas ou não.

E, caso não tenha sido, é possível realizar novas alterações rapidamente, tendo como base os dados e fatos que foram coletados.

5. Revisão e formalização da nova metodologia de trabalho

Quando é feita a otimização de processo quer dizer que ele sofreu algum tipo de modificação na forma com que é executado, não é mesmo?

Dessa forma, para garantir que isso não fique só no papel, é necessário formalizar todos os ajustes promovidos.

Isso é extremamente importante para garantir que todos os funcionários da empresa conheçam todos os ajustes que foram feitos.

Pois, se isso não for feito, não terá como você cobrar o cumprimento das atividades.

Afinal, como exigir que os colaboradores cumpram algo que eles não sabiam que deveria ser seguido?

Como a fase de desenho de processos pode ajudar na otimização de processo?

otimizacao de processos graficos

Outro ponto de extrema importância para a otimização de processos é desenhar ou redesenhar os processos da sua empresa.

Isso porque, ao desenhar os processos você consegue criar uma versão melhorada, otimizada e auto explicativa de todos os processos de sua organização.

Dessa forma, é possível atender as expectativas de desempenho do processo e necessidades estratégicas do seu negócio.

Para que isso aconteça, são usadas ferramentas tecnológicas que têm sido grandes aliadas de todas as empresas nesse e nos mais diversos quesitos.

Ferramentas para a Otimização de Processos

otimizacao de processos equipe discutindo

Como visto, a otimização de processos conta com diversas etapas, como vimos no decorrer deste artigo, e cada uma delas é feita com ferramentas específicas.

Por isso, fizemos uma lista com as principais ferramentas usadas pelas empresas no decorrer da implementação de melhorias em processos.

  • BPM (Business Processes Management)

Essa é uma das ferramentas mais utilizadas na otimização de processos nas empresas.

Ela conta com todas as etapas da otimização, indo do mapeamento até a revisão periódica dos processos.

Isso permite que as providências necessárias sejam tomadas de forma organizada e estruturada.

Ela se baseia principalmente no desenho de fluxogramas dos processos durante a fase de mapeamento.

Além disso, com ela é possível prever os efeitos das mudanças em sua empresa.

  • Kaizen

O Kaizen é um método japonês também muito usado, que tem como base 4 pilares principais, que são:

  • Mão de obra;
  • Método;
  • Materiais;
  • Máquinas.

Por meio desses pilares, é possível fazer a otimização de processos de uma forma eficiente.

  • Lei de Pareto

A lei de Pareto foi desenvolvida pelo economista italiano Vilfredo Pareto, que afirmou que 80% dos problemas são provocados por 20% das causas.

Na prática, isso implica em investigar os problemas que os processos vêm apresentando em busca de suas raízes em comum.

A resolução dessas raízes impactará na solução da maior parte dos problemas.

Com isso, fica mais fácil priorizar e direcionar melhor os esforços e concentrá-los nas ações que tendem a surtir maiores efeitos.

  • Brainstorm

O brainstorm é uma ferramenta mais generalista e muito útil em algumas etapas da otimização de processos, especialmente quando é necessário buscar soluções para os problemas identificados.

Ela é bem simples de ser usada, pois, com ela algumas pessoas conseguem se reunir para ter ideias sobre determinado assunto.

Isso é feito para que a imaginação flua de forma livre e que todas as sugestões, até as que pareçam bem  absurdas e sem sentido, possam ser anotadas.

Com tudo registrado, é possível organizar as ideias para que se possa encontrar as mais adequadas e aplicáveis.

  • Diagrama de Ishikawa

Essa ferramenta é muito utilizada junto com o brainstorm.

Ela também é conhecida como diagrama de causa e efeito, pois ela consiste na ordenação dos efeitos notados nos processos de acordo com as prováveis causas.

Dessa forma, cada empresa utiliza as causas que mais se adequa à sua realidade, entretanto as mais usadas são:

  • Métodos;
  • Matéria-prima;
  • Mão de obra;
  • Máquina;
  • Medida;
  • Meio ambiente.

Assim, as empresas conseguem otimizar os processos mais rapidamente.

  • Kanban

O kanban é uma ferramenta para organizar o fluxo de tarefas, por isso ela pode ser usada no cotidiano de vários setores, como no RH.

Ela ajuda muito na implementação das mudanças feitas com a otimização de processos.

Ainda é possível fazer a organização das tarefas em colunas, levando em consideração o seu status.

Em geral, são utilizados os seguintes status:

  • A fazer;
  • Fazendo;
  • Feito;
  • Aguardando.

Assim é possível que todos da equipe consigam visualizar o andamento de todas as atividades, e com isso é possível gerenciá-las de uma forma mais prática e eficiente.

Conclusão

otimizacao de processos equipe

Podemos concluir que ao investir na otimização de processos a empresa consegue fazer a identificação de todas as etapas, sendo possível saber quais são desnecessárias ou repetitivas podendo eliminá-las da rotina.

Além disso, é possível detectar qual a forma mais ágil e eficaz de realizar as tarefas.

É importante destacar também que toda otimização de processos é feita de forma gradual e precisa ser muito bem estruturada.

Pois, dessa forma, as atividades serão realizadas com mais agilidade e de forma constante.

Agora que você sabe as informações básicas para a otimização de processos na sua empresa, que tal dar o primeiro passo?

Para isso, escolha qual a melhor ferramenta para você utilizar, e, dessa forma, conseguir um maior controle sobre as atividades desempenhadas.

Continue acompanhando nosso blog para saber mais sobre temas como esse!

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