Na maioria das empresas, é importante desenvolver por meio de um organograma uma hierarquia que ajude todos os membros da equipe a entender onde eles se enquadram na organização. Cada função tem um certo nível de responsabilidade e os gerentes podem estabelecer fluxos de trabalho para ajudar a manter os negócios funcionando sem problemas.
Geralmente, são os proprietários ou executivos da empresa que criam um organograma quando a empresa cresce o suficiente para precisar da representação gráfica que um organograma fornece.
Por isso, neste texto definimos um organograma, discutimos o propósito de ter um e fornecemos alguns exemplos de organogramas.
O que é o organograma de uma empresa?
Um organograma de uma empresa é a representação pictórica da estrutura interna da empresa em uma ordem de cima para baixo ou em uma ordem diferente. O gráfico mostra como os departamentos de sua empresa são modelados, fazendo um plano de sua empresa.
O organograma da empresa mostra a hierarquia de diferentes departamentos, funcionários, etc., em sua empresa. Mostra quem trabalha com quem, quem comunica ou reporta a quem, os papéis e responsabilidades das entidades da empresa. Normalmente, é sempre na forma hierárquica.
Qual a finalidade de um organograma?
A finalidade de um organograma consiste em ordenar os cargos de acordo com seu grau de competência. É ordenado do escalão mais alto para os mais baixos, assim mostrando de forma gráfica e clara a quem cada um deve se reportar.
Pode-se pensar que a realização de um organograma pode ser de uma forma fácil. Porém está ligado em uma metodologia adotada pela organização e consiste em construir uma base sólida de planejamento estratégico de modo que seus objetivos sejam alcançados de acordo com as atividades que cada cargo é responsável.
Toda mudança na estrutura da empresa de forma hierárquica deve ser refletida no organograma. De forma que torne sempre atualizado e de acordo com a realidade da empresa passando confiabilidade para seus colaboradores.
Ele deve ser de fácil acesso para que todos envolvidos possam se instruir claramente das suas responsabilidades e de seus superiores, além de almejar uma possível promoção de acordo com a sua classificação dentro do organograma.
Por que é importante traçar o organograma da empresa?
Pois, muitas empresas usam os organogramas da empresa para tentar melhorar a estrutura interna que elas possuem. Ou seja, é importante porque fornece a ideia básica ou orienta para quem você deve se reportar.
Grande parte dos organogramas mostram os departamentos da sua empresa e como eles se comunicam além da forma como eles trabalham em conjunto para uma determinada tarefa.
Com um organograma, você pode:
- Ver facilmente como as equipes são implantadas e com quem estão trabalhando;
- Tomar decisões sobre essas equipes e funcionários usando o organograma;
- Ver qual trabalho é mais crítico;
- Projetar facilmente o controle operacional usando este gráfico.
O que colocar no organograma?
Para começar a elaborar o organograma de sua empresa é importante pesquisar sobre alguns modelos já existentes e, além disso, todas as empresas devem possuir um. Não importando seu tamanho ou até mesmo o segmento dela.
Um ponto importante sobre a inserção de organogramas dentro das empresas está relacionado a motivação que os colaboradores passam a ter ao saber o quanto eles podem crescer dentro da organização em que trabalham.
Dessa forma, ao incluir um organograma na empresa, a visualização de cargos e funções fica evidente, tornando o colaborador mais produtivo para alcançar seu plano de carreira.
Então, para elaborar um, é necessário:
1. Realizar uma pesquisa em sua empresa
Colher dados com seus funcionários é essencial, pois, com isso, você acaba por conseguir mapear todos os cargos e funções distribuídos pela empresa.
Uma das maneiras de fazer isso é através da criação de formulários. Ao criá-los, faça a divulgação entre os colaboradores para que eles respondam.
2. Identificar as hierarquias
O grande ponto de se elaborar um organograma está na distinção das hierarquias. Por isso, a segunda etapa consiste em saber quantos e quais os cargos existem na empresa, respeitando a definição dos níveis de hierarquia entre eles.
Com essas informações em mãos já é possível começar a elaborar a disposição do seu organograma.
3. Escolha o modelo ideal
Tendo em mãos os dados citados no segundo passo, é hora de escolher o modelo ideal de organograma para o seu negócio. Entre os mais utilizados e que iremos abordar separadamente a frente, estão os organogramas:
- Vertical;
- Horizontal;
- Por pessoas;
- Por funções ou organograma funcional;
- Por projetos;
- Circular;
- Em barras.
4. Selecione a ferramenta mais adequada
Agora que você já escolheu qual o modelo que melhor se adequa a sua empresa é necessário escolher a ferramenta de criação.
Dentre as ferramentas mais simples para desenvolvê-lo estão o Excel, Word e Powerpoint. Mas, também há possibilidade de utilizar aplicativos específicos para isto.
5. Confirme as informações
Ao finalizar a criação do seu organograma é importante conferir todas as informações contidas nele.
Por isso, consulte os setores e profissionais da sua empresa, checando todas as informações. Se estiver tudo ok, é hora de colocá-lo para trabalhar.
Quais são os tipos de organograma?
Como citado anteriormente, existem vários tipos de organograma e a sua empresa pode escolher aquele que mais se adequar à realidade na divisão das funções e cargos. Veja, abaixo, quais são os modelos mais utilizados e as suas particularidades.
Clássico
O organograma clássico ou em forma de pirâmide como também é conhecido é também chamado de organograma hierárquico.
É o tipo mais comum de estrutura organizacional — a cadeia de comando vai do topo (por exemplo, o CEO ou gerente) para baixo (por exemplo, funcionários de nível básico e de baixo nível), e cada funcionário tem um supervisor.
Em relação aos prós de escolher esse tipo de organograma, pode-se destacar:
- Definição melhor os níveis de autoridade e responsabilidade;
- Mostra a quem cada pessoa se reporta ou com quem falar sobre projetos específicos;
- Motiva os funcionários com planos de carreira claros e chances de promoção;
- Dá a cada funcionário uma especialidade;
Já como pontos negativos, temos:
- Retarda a inovação ou mudanças importantes devido ao aumento da burocracia;
- Faz com que os funcionários ajam no interesse do departamento em vez da empresa como um todo.
Horizontal
Uma estrutura organizacional horizontal ou plana se encaixa em empresas com poucos níveis entre a alta administração e os funcionários.
Muitas empresas iniciantes usam uma estrutura organizacional horizontal antes de crescerem o suficiente para criar diferentes departamentos, mas algumas organizações mantêm essa estrutura, pois incentiva menos supervisão e mais envolvimento de todos os funcionários.
Em relação aos prós de escolher esse tipo de organograma, pode-se destacar:
- Proporciona mais responsabilidade aos funcionários;
- Promove uma comunicação mais aberta;
- Melhora a coordenação e a velocidade de implementação de novas ideias.
Já como pontos negativos, temos:
- Cria confusão, pois os funcionários não têm um supervisor claro a quem se reportar;
- Pode produzir funcionários com habilidades e conhecimentos mais generalizados.
Circular
Uma estrutura organizacional circular depende da hierarquia para representar funcionários de nível superior dentro dos anéis internos de um círculo e os funcionários de nível inferior ao longo dos anéis externos.
Sentados no centro da organização, os líderes não enviam ordens para baixo na cadeia de comando, mas sim para fora. Enquanto muitos dos outros tipos de estrutura contém departamentos diferentes que trabalham de forma independente com objetivos individuais, essa estrutura remove essa separação estrita e olha para o quadro maior, com todos os departamentos fazendo parte do mesmo todo.
Dentre os benefícios deste tipo de estrutura, têm-se:
- Incentivo a comunicação em todos os níveis da equipe;
- Promoção do livre fluxo de informações em toda a empresa;
- Colaboração entre departamentos, em vez de separação.
Dentre as desvantagens de se escolher esse organograma, podemos destacar:
- Confusão sobre a quem se reportar;
- Exigir mais recursos e treinamento;
- Causar lentidão na tomada de decisão.
Setorial
Não seria nenhum mistério que um sistema organizacional baseado em equipe divide os trabalhadores por departamentos. Espera-se que uma estrutura organizacional em equipe desafie a hierarquia convencional, concentrando-se mais na resolução de conflitos, no trabalho em equipe e dando mais autonomia aos trabalhadores.
Como principais vantagens de se escolher esse modelo de organograma, temos:
- Aumento da eficiência, responsabilidade e abertura ao derrubar barreiras;
- Promoção de uma mentalidade de sucesso;
- Modificação dos estilos de carreira convencionais, incentivando os indivíduos a mudar de lado;
- Precisa de liderança limitada.
Já em relação às desvantagens, podemos citar que esse organograma:
- Contraria a tendência inerente de organizações específicas a um sistema estritamente burocrático;
- Permite a promoção de caminhos menos transparentes para os trabalhadores.
Matricial
Um organograma matricial se parece com uma grade e mostra equipes multifuncionais que se formam para projetos especiais. O organograma matricial é responsável por ambas as funções e relações de subordinação.
Como prós desse modelo, temos que ele:
- Permite que os supervisores escolham facilmente os indivíduos de acordo com as necessidades de um projeto;
- Dá uma visão mais dinâmica da organização;
- Incentiva os funcionários a usar suas habilidades em várias capacidades além de suas funções originais.
Já como contras, temos que esse modelo:
- Apresenta um conflito entre gerentes de departamento e gerentes de projeto;
- Pode mudar com mais frequência do que outros tipos de organograma.
Linear
Em uma estrutura de linha, a autoridade dentro da organização flui de cima para baixo e não há serviços especializados ou de apoio. É um dos tipos mais simples de estrutura organizacional.
A organização é normalmente dividida em departamentos que são supervisionados e controlados por um gerente geral, e cada departamento tem seu próprio gerente com autoridade sobre sua equipe.
Os benefícios deste tipo de estrutura incluem:
- Desenvolvimento de uma comunicação eficaz e um ambiente estável;
- Fornecimento de responsabilidades e linhas de autoridade claramente definidas;
- Fácil adaptação a condições ou situações em mudança.
Já entre as possíveis desvantagens, estão inclusas:
- Limitação da especialização;
- Sistema rígido e inflexível;
- Dá muito poder a um gerente.
Funcional
Uma estrutura organizacional funcional começa com cargos dos mais altos níveis de responsabilidade presentes no topo e desce a partir daí.
Além disso, os funcionários são organizados de acordo com suas habilidades específicas e sua função correspondente na empresa. Cada departamento separado é gerenciado de forma independente.
Como principais vantagens de se escolher esse modelo, temos que ele:
- Permite que os funcionários se concentrem em sua função;
- Incentiva a especialização;
- Ajude as equipes e os departamentos a se sentirem autodeterminados.
Já como pontos negativos, temos:
- Criação de silos dentro de uma organização;
- Prejudica a comunicação interdepartamental.
Qual tipo de organograma que é mais utilizado pelas empresas?
Encontrar a estrutura organizacional mais adequada para um negócio depende de uma série de fatores. Abaixo estão três dos fatores mais importantes a serem considerados na escolha entre as melhores estruturas organizacionais para uma empresa:
- A indústria em que a empresa se enquadra;
- O tamanho geral da empresa;
- Os objetivos da empresa (o que ela espera alcançar, seja em termos financeiros ou como a empresa pretende atender seus clientes).
Estrutura tradicional
Uma estrutura organizacional de linha tradicional é realmente o ponto de partida para a maioria das empresas. Especialmente as menores que não necessariamente compreendem um grande número de departamentos ou exigem um grande número de elos na cadeia de comando/comunicação.
Com a estrutura tradicional, a simplicidade é a principal característica distintiva. Ou seja, é uma abordagem de cima para baixo.
Estrutura Funcional
Diferencia-se da estrutura tradicional de linhas pela existência de canais estabelecidos para o compartilhamento horizontal de informações e orientações, com aumento substancial do número de linhas de comunicação .
Com a estrutura funcional, no entanto, os funcionários geralmente se comunicam com indivíduos cujo controle eles não estão sob o controle imediato.
O tipo funcional de estrutura organizacional é ideal para empresas maiores com muitos departamentos e para empresas que precisam cumprir prazos curtos.
Baseado em projetos
Ele divide uma empresa em grupos com base nos projetos que ela precisa concluir. Há, é claro, um líder principal – o diretor. Em seguida, há um gerente designado para supervisionar a equipe designada para concluir cada projeto.
A estrutura baseada em projetos apresenta o melhor das estruturas organizacionais tradicionais de linha e funcional: é simples, com as primeiras camadas respondendo apenas a um supervisor direto.
A camada final é a equipe responsável por concluir qualquer projeto definido antes deles. No entanto, cada membro da equipe pode facilmente obter informações e assistência dos outros membros.
Outras considerações ao selecionar uma estrutura organizacional
As pequenas empresas devem levar várias coisas em consideração ao selecionar uma estrutura organizacional. Uma consideração é a comunicação. As empresas devem garantir canais de comunicação adequados à medida que crescem.
Outras considerações são autoridade e amplitude de controle. A alta administração deve decidir quais funcionários da empresa devem supervisionar vários funcionários e quantos funcionários devem ser colocados sob eles. Essas decisões também devem ser tomadas em toda a organização.
Como fazer um organograma simples?
Modelos tradicionais geralmente exaltam as relações de poder, criando, muitas vezes, a sensação de inferioridade nos cargos que estão mais baixos na hierarquia.
Exemplo de organograma
Como grande diferença entre o organograma tradicional e o funcional temos a importância dada às funções causando a perda dos cargos hierárquicos. Entretanto, a estrutura para elaborar o modelo de um organograma funcional permanece igual.
Para criar um organograma funcional, é fundamental seguir alguns passos. Entenda abaixo cada uma dessas etapas.
1. Estudo das funções
Como dito anteriormente, para elaborar um organograma funcional é bom obter conhecimento de todas as áreas presentes na empresa e é aí que entra a realização de um mapeamento de funções.
É importante saber quais as tarefas desenvolvidas por cada colaborador e como eles contribuem na construção dos resultados da equipe e da empresa.
A fim de realizar esse estudo, é possível fazer um acompanhamento das rotinas dos times, incluindo entrevistas com os profissionais e com os gestores.
2. Identificação de líderes
A identificação dos líderes é essencial! Isso acontece pois é importante saber quem são os responsáveis pelas estratégias e pelo direcionamento das ações realizadas pelos colaboradores.
Para completar, converse com esses profissionais para conseguir entender quais são suas responsabilidades dentro da equipe.
3. Oficialização
Por último, na elaboração de um organograma é extremamente importante conferir todas as informações que foram adicionadas a ele!
Por fim, compartilhe essa estrutura com todos os colaboradores da empresa e use-a estrategicamente para pensar em melhorias e formas de integração dentro da sua empresa.
Como vimos durante o texto, a elaboração de um organograma se faz essencial para as empresas que desejam ter uma visão ampla sobre as relações e o processo do ambiente corporativo. Pois, o mesmo é um excelente instrumento na tomada de decisões bem como no entendimento de estruturas dentro de uma empresa.
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Bom, agora que você já entende um pouco mais sobre como funciona um RH e quais as atividades desempenhadas por esse setor, como, por exemplo, a elaboração do organograma da empresa, precisa começar a aplicar algumas estratégias.
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Conclusão
Um organograma permite encontrar o nome da pessoa responsável por uma determinada função.
Dessa forma, como um organograma será uma ferramenta de comunicação para toda a sua empresa, convém fazer sua pesquisa primeiro e certificar-se de escolher o estilo que melhor atende às necessidades de sua empresa.
Certifique-se de que ele seja atualizado com frequência, localizado centralmente e de fácil leitura.
