A admissão de funcionários (onboarding) é uma responsabilidade muito grande e uma das principais atividades do departamento de RH da empresa, pelo fato de que uma admissão correta é fundamental para o crescimento do negócio.
Além disso, essa tarefa é bem difícil pois conta com vários desafios, e qualquer erro acaba gerando diversos riscos, por exemplo, queda de produtividade.
Por esse motivo, investir nas boas práticas de onboarding é essencial, para que a empresa possa construir um processo de onboarding eficiente.
Por esse motivo, fizemos este artigo com os principais pontos sobre esse processo.
Boa leitura!
O que é onboarding?
Em linhas gerais, onboarding trata-se de um processo para integrar o novo colaborador à equipe, cultura e forma de operação da organização, com o objetivo de assegurar a adaptação e a retenção desse profissional.
É o processo de integração de novos colaboradores em uma instituição, para que eles possam obter os conhecimentos, as habilidades e os comportamentos necessários a fim de efetivamente se tornarem parte da equipe.
Ele envolve várias etapas, como orientação, supervisão, acompanhamento e treinamento.
O momento adequado para iniciar esse processo é logo após a contratação, que é quando o profissional está motivado, engajado a mostrar um bom trabalho e aberto para receber orientação e se adaptar com maior facilidade.
No entanto, ele deve se estender até o funcionário estar à vontade em sua função.
Por isso é uma prática que exige um grande planejamento por parte do setor de Recursos Humanos.
Por meio dele, é possível motivar os funcionários desde o momento em que eles chegam para o primeiro dia de trabalho. Nesse sentido, pode ser entendido como uma estratégia crucial de gestão de pessoas.
Muitas companhias ainda ignoram a importância do onboarding de empregados e acabam realizando somente uma breve apresentação.
Esse é um erro grave, principalmente porque o mercado se encontra cada vez mais competitivo, e as empresas que investem em talentos ficarão com os melhores profissionais.
Qual o objetivo do onboarding?
O onboarding configura ao profissional um sentimento de pertencimento à nova empresa, isso faz com que ele não desista da vaga e evita que a empresa tenha que realizar outro processo de contratação.
Dessa forma, a integração do novo colaborador com a equipe ajuda a diminuir a rotatividade de funcionários, pois deixa a equipe unida.
Isso acaba sendo extremamente positivo para a empresa, pois ajuda a deixá-la bem mais competitiva no mercado, pois o seu time fica engajado, além de economizar com rescisão de contrato de trabalho.
Afinal, fazer a substituição de funcionário gera um custo de em média 16 a 20% do seu salário, dado esse divulgado pelo Work Institute.
Os 4 C’s do processo de onboarding
Agora, vamos explicar a respeito dos 4 C ‘s do processo de onboarding, confira!
Conformidade
Primeiramente é feita a orientação dos novos colaboradores a respeito de todos os procedimentos feitos na empresa.
Dessa forma, é ensinado a ele os procedimentos, indo dos mais fáceis aos mais burocráticos, além de ensinar todos os valores e políticas da empresa.
Clarificação
Essa etapa é extremamente importante pelo fato de que ela tem o intuito de explicar ao novo empregado tudo que ele deve saber, inicialmente, sobre a sua nova função.
Assim, ele fica sabendo suas atribuições, responsabilidades, escala hierárquica, ferramentas e recursos.
Aqui também ele fica ciente sobre todas as expectativas depositadas nele, para que ele desenvolva suas atividades com excelência.
Cultura
Nessa etapa o colaborador aprende tudo a respeito da cultura organizacional da empresa, para saber exatamente a sua missão e sua visão.
Dessa forma, ele fica por dentro do clima dentro da empresa, já sabendo como as dinâmicas funcionam.
Conexão
Essa última etapa é a que oficializa sua entrada na empresa, fazendo uma conexão interpessoal com gestores, colegas e com as suas responsabilidades dentro da equipe.
Desse modo, fica mais fácil para o novo colaborador desempenhar suas atividades sem precisar de uma grande curva de aprendizado.
Qual a importância e os benefícios do onboarding na empresa?
Um onboarding bem estruturado agrega enormes vantagens, tanto para o colaborador quanto para a empresa.
Por isso, agora vamos falar sobre a importâncias bem como os benefícios do onboarding em sua empresa.
Confira:
Promover uma rápida ambientação do novo colaborador na empresa
O processo de onboarding não pode ser considerado somente um “guia” para o colaborador pelo fato de que existem diversas maneiras de aplicá-lo.
Assim, a empresa pode utilizar os diversos recursos disponíveis para conseguir qualificar o seu programa por meio de treinamentos e capacitações.
Assim, o colaborador entra na empresa aprendendo sobre todos os procedimentos da empresa, e isso irá agregar valor às suas entregas desde o começo.
Aumento da satisfação do colaborador
Quando um colaborador sabe logo nos primeiros dias qual será a sua rotina de trabalho e, consequentemente, a rotina da empresa, a probabilidade de ocorrer desapontamentos será bem menor, resultando em um contentamento.
Maior engajamento e produtividade
Os colaboradores que são bem acolhidos no local de trabalho, desde o momento que entram na empresa, se sentem à vontade de imediato e aprendem de uma forma mais rápida o modelo de negócio, a quem procurar ajuda quando tiver um problema e outras questões burocráticas.
Dessa forma, eles se sentem bem mais motivados e com isso conseguem entregar melhores resultados.
Isso acontece pois, quando o empregado está familiarizado com a cultura da empresa, ele age de acordo com ela e fica com um sentimento de pertencimento àquele lugar.
Maior sintonia entre toda a equipe
O onboarding ajuda a empresa a funcionar como uma equipe, dessa forma todos trabalham em conjunto para alcançar os melhores resultados.
Assim, o colaborador fica com o sentimento de que ele faz parte da equipe e sabe que pode contar com seus colegas de trabalho, melhorando assim o seu desenvolvimento no trabalho.
Dessa forma, a qualidade do seu trabalho aumenta e o negócio prospera.
Bom clima organizacional
Os novos colaboradores nem sempre conseguem entender de primeira como é o clima e a cultura organizacional.
E, um ponto importante a se destacar é que isso vai além de aprender como funciona o trabalho, mas de realmente saber a quem se reportar e quais serão as suas responsabilidades no dia a dia no trabalho.
E o onboarding ajuda muito o colaborador nesse primeiro momento, fazendo com que ele fique alinhado com todas as propostas da empresa.
Essa etapa acontece com a ajuda do RH e também com a ajuda dos gestores, que podem ensinar melhor o que deve ser feito nesse início de jornada na empresa.
Redução do turnover
Essa prática também vai ajudar na diminuição dos índices de turnover, que se trata da rotatividade de pessoal dentro de uma organização.
Essa diminuição se dá pela sensação de pertencimento vinda do colaborador, fazendo com que seu vínculo com a contratante se fortaleça.
Quanto tempo dura o onboarding?
A definição de tempo ideal irá depender de vários fatores, como o nicho de mercado, a atividade a ser executada e o tipo de empresa. Entretanto, esse período dura de 3 a 15 dias.
Porém, para que o onboarding seja mais completo,é bom que esse processo dure o tempo de experiência de um funcionário, ou seja, três meses.
Quais são as etapas do onboarding?
Implementar bem o onboarding na corporação vai muito além de palestras e diálogos. Para tanto, é preciso seguir alguns passos:
Tenha um planejamento prévio do processo de integração para cada cargo específico
A integração é extremamente importante todas as vezes que houver a contratação de novos colaboradores.
Pode acontecer em um momento onde todos estão juntos e há uma conversa para apresentar os valores e a cultura da organização.
Algumas atividades também podem ajudar no processo de onboarding de novos colaboradores, como apresentações e roda de conversa.
Isso ajuda para que os profissionais com mais tempo de casa conheçam os que estão chegando e já criem algum tipo de vínculo.
Aqui, não pense apenas nas burocracias do ambiente corporativo. Coisas simples, gestos singelos, já exercem um enorme impacto.
Um primeiro almoço com toda a equipe, por exemplo, também pode contribuir positivamente na integração.
Inicie o onboarding desde a contratação, apresentando informações claras
As informações importantes como salários, benefícios, período de experiência, data de início das atividades, entre outras, devem ser bem especificadas no momento da contratação. Para ser mais fácil, tais informações podem ser encaminhadas via e-mail.
A fim de que tudo dê certo no momento da integração do novo funcionário, agende o começo da jornada de trabalho para uma segunda-feira.
Assim, a empresa terá um período ininterrupto de uma semana para investir na inserção dele nos valores e na cultura da companhia.
Faça uma boa apresentação da empresa
Um tour pela organização é essencial nos primeiros dias do colaborador na empresa.
Isso faz o profissional se sentir mais confortável e, dessa forma, ele consegue se familiarizar mais rapidamente com o novo ambiente.
Apresente-o para as equipes de maneira menos formal.
Nesse momento, é importante a participação da liderança do setor, pois, além do acolhimento dispensado ao novo colaborador, os gestores são os maiores responsáveis por divulgar a cultura organizacional.
Recepcione o colaborador com um kit de boas vindas
Faça com que o novo empregado perceba que está sendo esperado e que você deixou tudo planejado para a sua chegada à empresa, principalmente no seu setor de trabalho. Isso é fundamental para a valorização e a integração social.
Dias antes da data de começo definida, mande uma mensagem ou e-mail que demonstre o sentimento de aguardo e o quanto a empresa está feliz por tê-lo como membro da equipe.
Assim, faça kits de boas vindas para o novo colaborador se sentir bem vindo na empresa.
Forneça uma estação de trabalho organizada e funcional
Mostre que o novo empregado é aguardado, por isso organize os materiais dele, como mesa, cadeira, computador, senhas e material de escritório.
É interessante deixar bilhetes de boas-vindas, lembrancinhas ou qualquer outro tipo de mimo com a logomarca da empresa são sempre uma boa alternativa.
Além disso, entregue a lista com os ramais e o nome das áreas responsáveis, etc., para ajudar o profissional se organizar nesse primeiro momento.
Se o colaborador for utilizar e-mail de trabalho, já alinhe antes com a equipe de TI um e-mail padrão com senha disponível.
Prepare a equipe para receber bem o novo profissional
Apresente a equipe para o novo funcionário e informe o que ele vai fazer. É interessante que a equipe participe do onboarding com sentimento de receptividade, empatia e abertura para ensinar o que ele precisar.
Deixe um colaborador com bom conhecimento das atividades para acompanhar o novato
A troca de experiências e informações com colaboradores mais antigos é essencial para que os novos colaboradores entendam os processos e promovam uma boa relação com o time.
Valorize o feedback e avalie cada etapa do processo
O feedback é essencial, pelo fato de que com ele é possível identificar se não existem contratempos, como desconforto com a equipe, problemas de alinhamento com os valores do negócio, dificuldade na realização das tarefas e demais fatores que possam impedir o desenvolvimento e o interesse do novo funcionário.
Além disso, é possível notar o colaborador que se adequou às qualidades necessárias durante o processo seletivo e ações para aproveitar da melhor forma as competências apresentadas por ele.
Exemplos de onboarding
Várias empresas se destacam por seus processos de integração e ganham evidência no mercado e na mídia por utilizar técnicas eficientes e inovadoras para trabalhar a recepção e a adaptação de seus novos membros.
Por isso, vamos falar um pouco sobre o processo de integração das principais empresas do mundo.
Confira!
O Facebook é conhecido como uma marca empregadora de sucesso e também se destaca na recepção de seus novos colaboradores.
Isso porque, os novos contratados são recebidos com nada mais nada menos do que seis semanas de treinamento.
Eles são apresentados às metas da empresa e ao papel de cada membro dentro da organização.
A Apple recepciona os seus novos membros presenteando-os com um iMac.
O aparelho fica com o profissional, independentemente de ele estar trabalhando ou não, de forma definitiva.
A companhia também presenteia o novo funcionário com uma camisa. Nela consta o ano do início das atividades do profissional na empresa.
O objetivo é que ele materialize o período em que foi contratado.
Tal empresa é pioneira na rede de relacionamentos profissionais e de negócios, pois ela mantém um ritual para recepcionar os novos membros da equipe e tornar esse dia especial.
Assim, os recém-contratados são recepcionados com um kit de boas-vindas que contém o livro “Comece por você”, escrito pelo fundador da empresa, Reid Hoffman, e um caderno.
Não é possível dizer com certeza o que virá no kit, mas é certo que as boas surpresas elevam a motivação de quem está ingressando na companhia.
Além disso, os novos funcionários são recebidos com uma decoração especial em sua mesa de trabalho, que contempla cartões que dizem “You’re [In]” (“Você está dentro”). Na parte gráfica, a mensagem faz alusão à logomarca da rede social.
O Google é reconhecido por sua famosa cultura organizacional, também usa processos de onboarding bem-sucedidos.
Ele acredita que, se os recém-contratados conseguirem se adaptar da melhor forma, eles conseguirão oferecer mais resultados para a empresa.
Por isso, a empresa se preocupa muito com a recepção dos novos profissionais e soma esforços para que essa seja uma experiência positiva.
Para isso, a empresa torna a recepção a mais descontraída possível, presenteando os novatos com um chapéu colorido. Nele há uma hélice e a palavra “Noogler” (aglomeração das palavras “new” e “googler”).
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Conclusão
O onboarding vai além da simples integração do funcionário, pois ele é considerado um marco para a empresa e para o empregado que está começando uma nova etapa em sua carreira.
Por isso, a empresa deve mergulhar no processo, oferecendo uma experiência de integração, agregando valor já no primeiro dia de trabalho.
Dessa forma, é possível, além de engajar o profissional, incorporá-lo ao modus operandi da sua organização.
Dessa forma, é possível quebrar barreiras sociais através da união com a equipe, o que tem como benefícios inclusive a agilidade nos processos.
Dessa forma, sua empresa conquista resultados melhores e de forma mais rápida.
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