Diariamente nos deparamos com diversas atribuições, em especial no trabalho. Mas como saber qual tarefa executar primeiro? Para isso é importante saber a diferença entre o que é importante e o que é realmente urgente, através da matriz de Eisenhower.
Nem sempre um termo está atrelado ao outro. Às vezes o importante não é urgente e vice versa. Entendendo bem esses dois conceitos é possível otimizar o trabalho de forma ainda mais produtiva e eficiente.
Por isso é importante adotar ferramentas estratégicas para se chegar a um bom desempenho. Uma delas é a matriz de Eisenhower. No texto de hoje vamos aprender a priorizar as tarefas da empresa. Boa leitura.
O que é a matriz de Eisenhower?
Também conhecida como matriz de gerenciamento de tempo, a matriz de Eisenhower foi criada para facilitar e gerenciar a carga de trabalho a partir de suas prioridades e urgências.
Seu nome foi uma homenagem ao general americano Dwight D. Eisenhower, devido ao seu alto grau de desempenho e produtividade. Ele também foi o 34º presidente dos Estados Unidos e ficou muito conhecido por suas abordagens e estabelecimento de metas e de administração de tempo.
A matriz de Eisenhower classifica as tarefas em quatro categorias de acordo com o grau de urgência e importância. Mas será que todos nós sabemos discernir entre um e outro.
Trabalhos importantes são todos aqueles que impactam diretamente nas metas e propósitos estabelecidos. Já os urgentes, tem prazo definido e devem ser realizados o mais rápido possível.
Como funciona a matriz de Eisenhower?
Considerada uma ferramenta gráfica, a matriz de Eisenhower ajuda a pessoa a fazer uma melhor triagem de suas tarefas ou decisões. Isso evita sobrecarga emocional e de trabalho.
Com as tarefas devidamente classificadas pelo grau de importância e urgência, o desempenho profissional flui melhor. Para isso a matriz usa quatro quadrantes, com valores de um a quatro.
Basicamente o profissional separa as atividades, listando-as em cada um dos quadrados de acordo com suas prioridades e urgências.
Importante lembrar que essa classificação deve ficar visível e pode ser realizada por meio de aplicativos de produtividade ou softwares de gestão. Esses quadrantes devem ser de fácil atualização e ajudam o profissional a superar os medos na hora de tomar suas decisões.
Os quadrantes da matriz de Eisenhower
Por meio da pontuação, os quadrantes da matriz de Eisenhower vão ganhando forma de acordo com as prioridades, a importância e a urgência de cada tarefa.
Esse tipo de matriz pode ser utilizada para planejar, delegar, priorizar e até agendar os trabalhos, para o dia, a semana ou o mês. Desta forma, o profissional vai descobrindo a melhor forma de lidar com as tarefas, sem que isso gere estresse ou sobrecarga emocional.
Assim o trabalho pode ser concluído com rapidez, eficiência e qualidade. Melhorando os índices de produtividade individuais e até em equipe.
– Importante e urgente
Nesse quadrante devem ser inseridas as atividades de alta prioridade. Com prazos definidos e urgentes.
Portanto, são todas as tarefas importantes e urgentes, que devem ser executadas o mais rápido possível. De preferência, imediatamente ou no mesmo dia. Devem ter prioridade, frente a outras demandas e receber a categoria 1.
– Importante, mas não urgente
O segundo quadrante deve ser abastecido com tarefas importantes, mas não urgentes. Ou seja, aqueles trabalhos que não têm data definida para conclusão, mas que exigem planejamento e dedicação.
São trabalhos ou agendas que podem ser postergadas, como um curso de qualificação profissional ou reavaliação de metas de longo prazo.
– Urgente, mas não importante
Muitas vezes acabamos por dar importância demais a algumas atividades que seriam apenas urgentes. No terceiro quadrante devem entrar as tarefas urgentes, mas não importantes.
Atribuições que podem ser delegadas a outro integrante da equipe. Caso prefira executá-las pessoalmente, lembre-se que é preciso sanar as tarefas dos quadrantes anteriores antes de começar a executar os trabalhos inseridos nesse terceiro quadrante.
Como exemplo de atribuições urgentes, mas não importantes, podemos citar as ligações telefônicas sem propósito definido ou os trabalhos de rotina.
– Não urgente, não importante
Definir quais atividades não são urgentes e nem importantes pode variar de acordo com cada profissional ou perfil do trabalho exercido.
Estas tarefas devem ocupar o quarto quadrante e podem ser deixadas de lado, para serem feitas em outra oportunidade, ou mesmo, descartada. São trabalhos como checar as redes sociais ou limpar os e-mails não solicitados.
Somente o que estiver inserido dentro dos três primeiros quadrantes é realmente importante e urgente. Os demais são classificados como distrações e podem ser evitadas, ou simplesmente realizadas quando a pessoa realmente tiver um tempo a mais para isso.
Matriz de Eisenhower – diferença de importante versus urgente
Entender as diferenças entre as atribuições importantes e urgentes é o primeiro passo para se usar corretamente a matriz de Eisenhower. Isso porque na maioria das vezes as tarefas laborais estão atreladas a metas e objetivos de produção.
Estas são as tarefas importantes e precisam ser realizadas no tempo certo. Como exemplo podemos citar um relatório mensal ou o desenvolvimento de um novo projeto. Já as atividades urgentes têm prazos e podem ser delegadas a outro funcionário.
Marcar uma reunião ou se inscrever em algum curso são alguns exemplos de tarefas com data certa para acontecer. Mas é preciso ficar atento aos quadrantes, e os níveis de classificação que vão de um (prioritária) a quatro, que são as atividades menos prioritárias e urgentes.
Vantagens da matriz de Eisenhower
Conseguir priorizar as atividades de acordo com seus graus de urgência e importância traz inúmeros benefícios para a vida pessoal e profissional. Vamos conferir outros benefícios de se aplicar corretamente a matriz de Eisenhower:
- Consegue identificar por onde começar o trabalho;
- Redução do estresse e da ansiedade;
- Contribui para desenvolver diversos critérios;
- Ajuda a ter foco no que realmente importa;
- Deixa as atividades ainda mais organizadas e claras no dia a dia;
- Acaba com o desperdício de tempo;
- Eleva os índices de produtividade;
- Promove melhorias no gerenciamento do tempo;
- Colabora nas tomadas das decisões de forma mais racional;
- Traz mais agilidade na execução dos trabalhos;
- Viabiliza a solução de problemas com mais tranquilidade, entre outros.
– Facilidade de implementação
De fácil construção e implementação, a matriz de Eisenhower é funcional e pode ser usada também em fases iniciais de implantação de projetos.
A partir das prioridades e urgências das tarefas é possível acompanhar o passo a passo dos processos, elaborar os cronogramas com prazos e entregas muito bem definidos.
É uma ferramenta que pode ser inserida tanto em contextos analógicos como digitais, dependendo dos objetivos individuais ou em equipe.
Essa matriz pode ser elaborada em painéis ou murais, para que todos tenham acesso às informações. Desta forma a distribuição das demandas e das tarefas se torna mais fácil, simples e transparente.
– Ajuda a priorizar as tarefas
Utilizar corretamente a matriz de Eisenhower contribui para priorizar as tarefas, por meio de suas hierarquias. Ou seja, identificando o grau de importância e de urgência que cada atividade exige.
Uma forma simples e ágil que contribui para um bom planejamento das atividades, resultando em maior eficiência, organização e produtividade.
Desta forma o trabalho se torna mais prazeroso, com maior agilidade na solução das atividades e também de possíveis problemas.
– Aumento de produtividade
Quando se adota a matriz de Eisenhower, essa é uma consequência direta e benéfica para o sistema de gestão de tarefas. Isso porque o profissional aprende a gerir melhor o tempo de trabalho, se dedicando a tarefas que sejam realmente importantes e urgentes.
Atividades que sejam estratégicas para o negócio e o desempenho de suas funções. A matriz evita que ele desperdice tempo com ações improdutivas. Que não lhe tragam benefício algum.
Com isso a empresa tem sua produtividade aumentada, pois as tarefas essenciais são realizadas no seu tempo. ´Já as demandas menos importantes podem ser remanejadas de acordo com o fluxo de trabalho e de relevância.
– Menor tempo de produção da matriz
Aproveitando melhor o tempo, sobra espaço para o profissional investir em outras atividades, que antes eram impensáveis.
Como exemplo, participar de curso ou eventos que propiciem o aprimoramento profissional ou pessoal. Desta forma é possível construir uma carreira mais sólida e com maior autonomia.
– Prioridades mais claras e precisas
Ao organizar as tarefas por ordem de prioridade e de urgência o trabalho fica ainda mais ágil. As execuções das atividades por ordem hierárquica trazem eficiência e qualidade do tempo gasto em cada uma delas.
As prioridades se apresentam mais claras e precisas. Além disso, aumenta a taxa de resolução de eventuais problemas que possam surgir. O que não aconteceria sem o uso da matriz de Eisenhower.
Como usar a matriz Eisenhower para gerenciar tarefas e carga de trabalho?
Também conhecida como matriz urgente e importante, a matriz de Eisenhower é considerada o ponto de partida para qualquer tipo de trabalho.
Pode ser aplicada também no gerenciamento de projetos, oferecendo maior controle sobre a execução de cada etapa. Essa ferramenta pode ser elaborada a partir de processos de gerenciamento de tempo como o Dropbox.
Atribuindo níveis que variam de um a quatro, as tarefas vão sendo classificadas de acordo com um dos quatro quadrantes dessa matriz. Atividades urgentes e importantes, outras nem tanto, vão sendo enumeradas, de acordo com o grau de importância.
A partir daí é possível identificar tarefas que não são tão importantes e urgentes, e que podem ser delegadas a outros membros da equipe. Para tanto é preciso investir em planejamento se atentando a alguns passos importantes nesse processo:
– Organize e revise semanalmente seus planos e metas;
– Tenha estratégias para aquelas atividades de fontes externas;
– Agende um horário da semana para executar todas as etapas;
– Adote um controle de tempo para identificar possíveis desperdícios;
– Adote listas de verificação e de notas, bem como calendários e cronogramas;
– Planeje melhor as atividades da semana;
– Analise os relacionamentos e os resultados com frequência.
Como tornar o uso da matriz eisenhower mais eficiente?
Usar aplicativos de organização, concentrar-se no segundo quadrante e manter todos em constante atualização são alguns dos caminhos que podem tornar o uso da matriz de Eisenhower mais eficiente.
Além disso, é preciso pensar mais na realização do que na enumeração das tarefas. Combater a procrastinação é indispensável quando o tema é eficiência no trabalho. É preciso ter em mente que a matriz de Eisenhower deve ter um fluxo contínuo.
Na medida que se vão executando algumas tarefas se abre espaço para listar outros afazeres. Desta forma as prioridades são sempre atualizadas e a produtividade se mantém em alta.
O profissional precisa se atentar aos cuidados pessoais, como a saúde e a alimentação. Manter a qualidade de vida e o bem-estar contribui para o seu bom rendimento.
– Atualize a matriz constantemente
O ideal é manter sua matriz de Eisenhower sempre atualizada. Por isso, o ideal é sempre ao fim do expediente, verificar e organizar os itens de cada quadrante.
Elimine o que já foi feito e substitua por novas tarefas, sempre obedecendo a ordem de prioridade e de urgência. Desta forma ao começar o trabalho no dia seguinte, o profissional saberá exatamente o que precisa ser feito em primeiro lugar.
– Concentre-se no quadrante dois
Muitos profissionais se concentram em executar as tarefas do primeiro quadrante, deixando, muitas vezes, os demais em segundo plano. Isso porque as tarefas urgentes e importantes podem se concentrar na primeira lista.
Porém, apesar do segundo quadrante, trazer tarefas não urgentes, isso não significa que elas não sejam importantes. São atividades que podem ser executadas a longo prazo, mas tem a ver com os objetivos e metas traçadas.
Por isso merecem a devida atenção. Para não perder tempo ou errar no seu julgamento, faça um bom planejamento de seu trabalho.
É preciso cuidar das atribuições importantes e urgentes, mas também daquelas que não exigem dedicação imediata. É preciso se concentrar também no quadrante dois.
– Cuidado para não sobrecarregar os quadrantes com as tarefas
Engana-se quem pensa que quantidade realizada significa produtividade e qualidade. O profissional precisa centrar suas energias no que realmente consegue realizar ao longo de sua jornada de trabalho diário.
De nada adianta inserir na matriz uma grande quantidade de tarefas se ele não conseguir dar conta. Ao planejar suas ações, ele precisa listar corretamente os trabalhos em cada quadrante, respeitando suas limitações técnicas e até de infraestrutura de trabalho.
Cerca de sete ou oito itens para cada classificação já são suficientes. Assim ele não ficará sobrecarregado e conseguirá executar cada uma delas no seu tempo.
Caso contrário, os quadrantes podem ser sobrecarregados e ele não conseguirá um bom planejamento, delegar e até mesmo realizar todas as tarefas propostas para aquele dia de trabalho.
– Use aplicativos de organização
Uma opção para manter a matriz de Eisenhower sempre atualizada e dentro da realidade de trabalho de cada profissional é contar com ajuda da tecnologia.
O mercado oferece diversos aplicativos de organização que conseguem implementar essa função com bons resultados. Mecanismos com metodologias variadas, que conseguem listar tudo o que precisa ser realizado, dentro de cada quadrante.
Além disso são de fácil atualização, eliminando automaticamente as tarefas concluídas. Aplicativos de organização contribuem para otimizar o tempo com eficiência.
Conheça outras melhorias que podem ajudar a sua empresa
Com o desenvolvimento do negócio os gestores necessitam de outras ferramentas que possam gerar melhorias para um melhor gerenciamento da empresa.
Otimizar as tarefas, gerando um melhor clima organizacional e bem-estar para toda equipe, contribui para o crescimento da organização de forma sustentável.
Além de adotar a matriz de Eisenhower os gestores podem contar com outras ferramentas de gestão que podem impulsionar as atividades. Confira algumas opções:
– Modelo de negócio canvas – Uma metodologia que pode ser adotada para todos os tipos de negócios. Pode ser trabalhada por áreas e em equipe.
– CRM – O Customer Relationship Management pode ser aplicado em diversas áreas da empresa, otimizando as estratégias, permitindo melhor conhecimento dos clientes.
– Google e redes sociais – o marketing digital se tornou um caminho viável para publicidade na internet a um custo acessível. Nas redes sociais é possível oferecer conteúdo relevante sobre o negócio.
– SEO – O Search Engine Optimization do Google é outra forma positiva de se fazer marketing digital. /seja por conteúdo ou palavras-chave.
– Treinamentos – Oferecer cursos, palestras ou trabalhos colaborativos se mostra uma ótima maneira de qualificar os funcionários ou mantê-los em constante aprimoramento profissional.
– Melhoria contínua dos processos – Essa estratégia busca aperfeiçoar cada etapa do processo produtivo, permitindo eliminar gargalos e desperdícios.
– Automação – Adotar tecnologias que automatizam os processos produtivos ou administrativos contribui para aperfeiçoar o negócio. Isso pode ser feito por meio de equipamentos ou softwares avançados. A ideia é trocar ações manuais por digitais.
Conheça a Conexa Corporate
Quando a empresa busca melhorias contínuas o bem-estar da equipe deve estar na lista das prioridades. Otimizar o trabalho, criar um bom clima organizacional e uma carteira de benefícios estão entre as ações de gestores que buscam eficiência e qualidade.
Entre as opções, a saúde e a segurança do trabalhador estão no foco dos investimentos. Nesse sentido, plataformas digitais como a Conexa Saúde tem ajudado milhares de trabalhadores, sem que precisem se ausentar da empresa.
Uma empresa especializada em telemedicina, que já cuida de mais de 20 milhões de vidas. Os pacientes têm a sua disposição mais de 70 mil profissionais e mais de 30 especialidades, 24 horas por dia.
Na área corporativa, a Conexa Saúde conta com o Conexa Corporate. Um produto exclusivo e personalizado de acordo com a necessidade da corporação. Bem-estar para os trabalhadores, extensivo aos familiares, mas também para os gestores que podem ter acesso a diversos indicadores.
Por meio de sua moderna plataforma digital é possível agendar consultas, visualizar os resultados de exames, ter atendimento emergencial, promover a saúde emocional com psicólogos renomados, entre outros benefícios.
Serviços que possibilitam reduzir a taxa de absenteísmo; facilitar a otimização dos indicadores chaves de desempenho e reduzir os sinistros. Além disso, melhora o engajamento do funcionário e o reconhecimento dos recursos humanos.
Conclusão
Como vimos, a matriz Eisenhower pode ser uma excelente ferramenta para administrar o tempo e as tarefas corporativas. Uma estratégia que contribui para um bom planejamento de trabalho a curto, médio e longo prazos.
Para isso o profissional pode contar com ajuda da tecnologia, adotando aplicativos ou softwares de gerenciamento. Mecanismos que melhoram a organização das tarefas que devem ser inseridas em quatro quadrantes, de acordo com o grau de urgência e prioridade.
Notas de um a quatro ajudam nessa identificação. Ao planejar melhor o seu dia de trabalho, o funcionário consegue executar as atribuições com agilidade e qualidade.
Além disso, consegue visualizar melhor suas prioridades e o que pode ser deixado de lado ou delegado a outro membro da equipe. Afinal, quando se busca produtividade e excelência, cada minuto conta para o bom desempenho individual e coletivo.
