Comunicação Assíncrona: veja como melhorar a comunicação no trabalho

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Se você visa otimizar e melhorar o seu atendimento ao cliente ou até mesmo as atividades internas do seu trabalho, a comunicação assíncrona é uma ótima oportunidade. Pois, esse modelo de comunicação é conhecido por facilitar as relações internas bem como aumentar a produtividade além de diminuir o desperdício de tempo.

Outra grande característica desse tipo de comunicação é que ela permite que as iniciativas desenvolvidas sejam mais eficientes!

Pensando em tudo que esse modelo de comunicação pode te oferecer, nós fomos atrás de tudo que pode te interessar sobre esse tema.

O que é comunicação assíncrona?

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A comunicação assíncrona é qualquer tipo de comunicação em que uma pessoa fornece informações e, em seguida, há um intervalo de tempo até que os destinatários recebam as informações e ofereçam suas respostas.

De forma simplificada, a comunicação assíncrona é a comunicação que não acontece em tempo real, como, por exemplo, no telefone, pessoalmente ou durante uma reunião de videoconferência ao vivo.

Qual a diferença entre comunicação síncrona e comunicação assíncrona?

Embora a comunicação assíncrona não aconteça em tempo real, a comunicação síncrona acontece. Pois, essencialmente, com a comunicação síncrona, você e seu ouvinte estão em sincronia – ou seja, você entrega suas informações e seu destinatário ouve no momento e responde imediatamente. Não há nenhum intervalo de tempo nesta forma de comunicação. Existem algumas pequenas diferenças entre essas formas de comunicação como veremos a seguir.

Comunicação síncrona

A comunicação síncrona requer um planejamento avançado para garantir que todos na equipe possam comparecer à reunião em um determinado horário, e nem sempre é necessário. Pois, em alguns casos a equipe talvez consiga fazer um brainstorm de forma produtiva por meio de uma rede de um e-mail, um canal do Slack ou até mesmo um Google Doc. e, todas essas formas de comunicação são assíncronas e permitem que cada membro da equipe comunique ideias quando quiser.

Comunicação assíncrona

Essa forma de comunicação pode muitas vezes permitir conversas melhores além de mais produtivas. Isso se exemplifica da seguinte forma: imagina que durante um café seu colega joga uma ideia com você, mas você está provavelmente distraído e incapaz de fornecer a solução ideal para as necessidades dele por estar com sono. Agora, se você encontrar um e-mail na sua caixa de entrada relacionado ao mesmo problema, será bem mais fácil e você terá mais tempo para pensar em como abordar a situação com cautela.

Além disso, a comunicação assíncrona permite o registro de uma conversa. Se você está trabalhando em um projeto de longo prazo e deseja coletar notas sobre o feedback contínuo de seus colegas, uma conversa assíncrona por meio de uma cadeia de e-mail ajuda a evitar as dificuldades de tomar notas em reuniões.

Por fim, a comunicação assíncrona costuma ser crítica para funcionários remotos. Pois, é mais fácil se comunicar por meio de canais assíncronos, como e-mail ou Slack. Além do mais, se o funcionário e você estiverem em fusos diferentes fica complicado manter uma comunicação síncrona, não é mesmo?

Exemplos de comunicação assíncrona

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Sabemos que atualmente existem diversas formas de comunicação assíncrona. E, no decorrer do texto já mencionamos duas, o e-mail e o Slack. Além disso, se sua empresa pública atualizações em um wiki interno ou quadro de mensagens compartilhado, como o Trello, por exemplo, essas atualizações e comentários resultantes também são um exemplo de comunicação assíncrona.

Além disso, como exemplos de comunicação assíncrona usando ferramentas de vídeo assíncrona, temos Google MeetSkype para se comunicar com a equipe. Dessa forma, caso parte da equipe seja remota e trabalhe em fusos horários diferentes, uma ferramenta de vídeo assíncrona pode ser vital para aumentar a produtividade geral e a colaboração em sua equipe.

Por isso, existem alguns benefícios em usar uma ferramenta de vídeo assíncrona, pois o vídeo assíncrono permite que você evite o incômodo de encontrar uma data e hora que funcione para os participantes de cada reunião. Se sua equipe trabalha em horários diferentes, isso é particularmente importante.

O Google Drive é um excelente exemplo de comunicação assíncrona. Ele permite que você trabalhe em documentos, planilhas, apresentações e muito mais – tudo em horários e lugares separados. É a ferramenta perfeita para editar documentos e deixar comentários para outros membros da equipe abordarem em outro momento.

Outra ferramenta de comunicação assíncrona popular é o aplicativo de mensagens Slack. O Slack pega as conversas que tradicionalmente eram feitas por e-mail e as transfere para um serviço de mensagens. Você pode criar canais diferentes para equipes ou tópicos diferentes e responder às mensagens em sua própria programação.

Qual a vantagem da comunicação assíncrona?

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Para equipes virtuais – especialmente aquelas que trabalham em vários fusos horários – a comunicação assíncrona é o método de comunicação mais usado devido a vários fatores.

Maior controle sobre a jornada de trabalho

Sabemos que uma característica que difere o trabalho remoto dos demais é a flexibilidade na jornada do colaborador. Ou seja, utilizando esse modelo, muitos podem optar por trabalhar em casa, o chamado home office.

Dessa forma, realizar as atividades destinadas a você no conforto do lar também envolve ter que lidar com algumas distrações, como, por exemplo, crianças, animais de estimação, obras ou até mesmo barulhos de vizinhos.

Por isso, ao adotar um modelo de trabalho e comunicação assíncrono, a organização do tempo do colaborador entre resolver seus assuntos pessoais e profissionais fica fácil, ou seja, mais dinâmico e inclusivo. Com isso, ele ainda consegue organizar sua jornada de trabalho de forma que consiga concluir suas demandas em tempo.

Menos estresse

Obtendo um melhor planejamento e organização entre a vida profissional e pessoal, o colaborador terá alguns ganhos significativos em qualidade de vida.

Pois, ao tentar ser uma pessoa multitarefas bem como responder todos imediatamente, o colaborador acaba gastando muita de sua energia mental. Isso acarreta em mais estresse, o que contribui para problemas de saúde e até com a insatisfação em relação à empresa e ao próprio trabalho.

Por isso, oferecer um sistema de comunicação em que o colaborador consiga realizar um bom planejamento, diminuirá consideravelmente o seu cansaço. Ou seja, ele acaba ficando mais produtivo, bem como estabelece melhor suas prioridades.

Comunicação com mais qualidade

Para que a empresa seja considerada eficiente é muito importante que seu processo de comunicação seja excelente. O motivo disso, está relacionado ao fato de que informações incompletas ou até mesmo mal compreendidas podem resultar em erros nocivos à empresa.

Dessa forma, nos processos assíncronos, é importante que as mensagens sejam o mais completas possíveis. Por isso, o briefing de ideias, seja para uma ação de marketing ou até mesmo para a criação de um novo produto, deve ser o mais objetivo e direto possível e, o restante do contato entre a equipe se direciona à dúvidas pontuais ou acertos necessários para a continuidade do mesmo.

Vale a pena destacar também, que ao utilizar a comunicação assíncrona o tempo é maior para a observação de erros que possivelmente foram cometidos. Por isso, rever as mensagens e os documentos construídos no desenvolvimento inicial delas ajuda a captar equívocos e melhorias.

Importância da comunicação assíncrona no trabalho remoto

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Apesar de todos os seus desafios, o trabalho remoto oferece uma série de benefícios para funcionários e empregadores. Apesar de levar tempo para se acostumar e para descobrir seu próprio ritmo, com o tempo, será mais tranquilo e você terá sua produtividade otimizada. Dentre os principais pontos que podemos destacar como importantes, temos:

Redução das interrupções

A comunicação assíncrona significa que você decide quando pode ser interrompido. Dessa forma, se você tem uma tarefa importante que exige todo o seu foco, você pode optar por fechar o Slack ou seu email e dedicar toda a sua energia a ele sem medo de ser interrompido. Então, quando essa tarefa crítica for concluída, você pode verificar no Slack para ver se seus colegas de trabalho precisam de algo de você.

Fornece foco profundo

Esse tipo de comunicação cria menos interrupções, o que deixa mais oportunidades para a realização de um trabalho detalhado. Então, quando você consegue realizar sua própria programação para se comunicar com sua equipe, você acaba sendo capaz de criar blocos produtivos de trabalho devido ao seu foco naquela tarefa. Ou seja, isso ajuda as pessoas a aumentarem sua produtividade.

Reuniões assíncronas significam menos reuniões

Pois, a comunicação assíncrona oferece oportunidades para as equipes interagirem de forma produtiva fora de uma reunião, garantindo reuniões eficazes quando umas realmente necessárias. Além disso, essas reuniões permitem que as pessoas se comuniquem em seus próprios termos, não sendo necessários dias inteiros perdidos em reuniões.

Como melhorar a comunicação assíncrona no trabalho?

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As organizações remotas e híbridas mais bem-sucedidas podem encontrar um equilíbrio entre comunicação assíncrona e síncrona, resultando em melhor eficiência, uma maior inclusão e um melhor bem-estar do funcionário. Mas como melhorar a comunicação assíncrona?

1. Crie e comunique processos claros

Comece criando processos de comunicação claros e fáceis de seus colaboradores entenderem. Dependendo do tamanho de sua força de trabalho remota, você pode desejar documentar esses processos em um algum local para que todos possam consultá-los quando necessário.

Ao fazer isso, você acaba reduzindo o estresse que os funcionários podem sentir quando se trata de comunicação, além de evitar que não haja mal-entendidos ou até mesmo comunicação incorreta de informações.

2. Defina o que é urgente

É essencial que os funcionários saibam a diferença entre comunicações urgentes e vitais. É mais fácil de pensar que toda mensagem é urgente ao usar uma ferramenta de mensagens instantâneas como o Slack, mesmo quando não é. Essa é a beleza e a maldição das ferramentas de mensagens instantâneas: elas podem fazer cada mensagem parecer urgente, aumentando a ansiedade que os funcionários podem sentir em relação à comunicação.

Por isso, é importante definir algumas diretrizes que classifiquem o que é uma mensagem urgente e como ela deve ser sinalizada como tal em sua ferramenta de comunicação. Em seguida, direcione os funcionários para as configurações de sua ferramenta para ajudá-los a controlar as notificações.

3. Preste atenção em suas palavras

As ferramentas de mensagens instantâneas permitem frases e pensamentos mais curtos do que os e-mails, o que pode tornar a comunicação mais complicada. Pois, eles aumentam suas chances de ser mal compreendido ou mal interpretado e aumentam o volume de mensagens que você envia e recebe porque é mais uma conversa de ida e volta.

Dessa forma, ajude seus colegas remotos pensando antes de responder. Reserve um momento para considerar suas palavras e como você se expressa primeiro e, em seguida, envie a mensagem. Você eliminará confusão, será mais cuidadoso em sua comunicação, reduzirá o número de mensagens enviadas e atualizará as pessoas com mais eficiência.

Ferramentas para otimizar o trabalho assíncrono

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O trabalho remoto é um conceito que caminha junto com as inovações tecnológicas. Pois, sem o apoio de soluções que podem ser hospedadas em uma nuvem é impossível concretizar algumas tarefas classificadas como rotineiras, de maneira integrada e eficiente.

Como citado anteriormente, a comunicação assíncrona é uma parte muito importante desse modelo. Por isso, a tecnologia também é essencial para sua implantação na rotina dos funcionários. E, como alguns exemplos de ferramentas para otimização desse processo, temos:

Chats e comunicação corporativa

Considerado elemento fundamental, temos os canais diretos de comunicação. Ou seja, é necessário que você escolha uma ferramenta para o envio de mensagens, imagens e arquivos.

Opções que oferecem possibilidade de realizar conversas por voz e por vídeo auxiliam nos momentos em que o contato é mais necessário. Ademais, a criação de grupos e ambientes separados para os times ou até mesmo por departamento é considerado uma ótima forma de ajuda na simulação de um possível ambiente de escritório.

Além disso, em estágios preliminares, é comum que empresas usem primordialmente o e-mail e o WhatsApp, mas podem existir alguns problemas ao se concentrar grande parte da comunicação corporativa nesses canais. Um deles se deve ao fato de que é comum que mensagens se percam entre as centenas de recebidas diariamente na caixa de entrada. Outro grande problema é a mistura entre canais pessoais com profissionais.

Gestão e planejamento de projetos

Ao se ter o canal de contatos em mãos, outra coisa chama a atenção: o ambiente que você tem ao seu dispor para a gestão de projetos.

Uma ferramenta focada na gestão de tarefas ajuda não só a organizar o que será feito, mas também pode evitar que haja a necessidade de contatos não necessários apenas para saber sobre o andamento de um determinado trabalho.

G-Suíte

Por último, temos as chamadas ferramentas do Google, uma grande facilitadora para quem trabalha em um ambiente online. Pois, muito do que antes precisava ser feito em computadores individuais ou até mesmo compartilhado via pen drive, e-mail ou até mesmo impresso, atualmente pode ser acessado por todos da empresa sem dificuldades graças ao Drive.

Ou seja, essa ferramenta acaba tornando o trabalho assíncrono muito mais eficiente. Um exemplo disso está na digitação de arquivos. Pois, antigamente ele teria que passar pela mão de muita gente até ser aprovado.

Mas, com o Google Docs isso já não existe mais. Pois, documentos podem ser editados simultaneamente ou em momentos diferentes do dia por pessoas diferentes. Facilitando não só o processo de criação, mas também agilizando a obtenção de versões finais bem como poupando tempo ao permitir que os envolvidos em um projeto possam editá-lo em momentos diferentes do dia.

Qual ferramenta usar para cada comunicação?

Para as ferramentas utilizando chats e comunicação corporativa, o ideal é procurar uma solução que atenda às necessidades da empresa, mas que também centralize a troca de mensagens. Dentre as opções podemos listar:

Já para a ferramenta de gestão e planejamento de projetos podemos destacar alguns que até oferecem personalizações interessantes para o seu tipo de atividade. No Trello, por exemplo, você pode criar tags (etiquetas) que identificar o nível de importância das tarefas. Sendo outras opções:

Conclusão

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Com esse texto vimos que é possível uma mudança no padrão de comunicação, porém, isso trará desafios. Por isso, comece aos poucos, como, por exemplo, eduque um pequeno grupo, e teste esse formato de comunicação com eles. Com o passar do tempo, aumente o acesso às informações e estabeleça diretrizes claras.

A partir disso, sua equipe acabará se adaptando com o tempo e, com isso, você poderá implantar essa forma de comunicação em um grupo maior ao ter a comprovação de sucesso dessa ideia!

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