A carteira de trabalho digital é uma das novidades que surgiram nos últimos anos com relação a documentos digitais.
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é um dos principais instrumentos necessários para que um trabalhador seja registrado em um emprego e, com isso, conte com seus principais benefícios e direitos trabalhistas.
Nesse sentido, na Carteira de Trabalho (tanto física quanto digital) é possível encontrar todas as informações necessárias a respeito de um serviço prestado por uma pessoa.
Dessa forma, age não só como um registro, mas também como um fator de credibilidade para qualquer trabalhador visto que todas as informações contidas nela podem ser facilmente checadas.
Entretanto, com a mudança do padrão físico para o digital, nem todo mundo se acostumou muito bem com a novidade.
Por isso, nós da Conexa Corporate preparamos este artigo para explicar todos os detalhes que você precisa saber sobre a Carteira de Trabalho digital.
O que é a carteira de trabalho digital?
A carteira de trabalho digital é um documento digital que moderniza o acesso às informações de trabalho de uma pessoa.
Este documento substitui a Carteira de Trabalho física e para que a pessoa acesse o seu documento, basta acessar o aplicativo para celular, disponível nas versões iOS, Android e Web.
O acesso ao documento é gratuito e para acessá-lo basta criar uma conta no sistema acesso.gov.br.
A carteira de trabalho digital é obrigatória?
Não, o documento não é obrigatório no formato digital. Como dissemos, este documento digital é usado para modernizar o acesso ao documento físico, podendo acessá-lo através de smartphones, tablets e computadores.
No entanto, a Carteira de Trabalho física é um documento obrigatório para quem presta serviços, sejam eles na indústria, no comércio, na agricultura, na pecuária ou até mesmo de natureza doméstica.
Qual o objetivo da carteira de trabalho digital?
O objetivo da carteira de trabalho digital é permitir o acesso do cidadão às informações sobre contratos de trabalho antigos e atuais através da internet. Além disso, a carteira de trabalho também possibilita a solicitação do seguro-desemprego e o acompanhamento do andamento da concessão de benefícios como o abono salarial e o Benefício Emergencial de Manutenção do Emprego e da Renda.
A carteira de trabalho digital substitui a impressa?
Sim, este documento digital tem validade para fins de acompanhamento do contrato de trabalho. No entanto, não é válido como documento de identificação.
Sendo assim, quando for necessário apresentar sua carteira de trabalho ou acessar informações contidas nela e não achar o documento físico, a carteira de trabalho digital pode ser utilizada.
Como funciona a carteira de trabalho digital?
A carteira de trabalho facilita e agiliza o acesso às informações trabalhistas. Ao criar seu documento digital, daqui para frente todos os contratos de trabalho, anotações (férias, salário, etc) serão feitas apenas eletronicamente.
Para acompanhar as informações basta acessar o aplicativo ou o site em qualquer lugar com Internet.
Como fazer a 1° via da carteira de trabalho digital?
Para fazer a 1° via da carteira de trabalho digital é necessário criar uma Conta de acesso única do Governo.
Com a senha de acesso criada, basta acessar o Emprega Brasil, onde você será direcionado ao passo a passo para visualizar as informações registradas na sua carteira de trabalho digital.
O sistema possui dois níveis de acesso e no primeiro é possível garantir a simplificação, onde será possível acessar as informações mais importantes no seu último vínculo empregatício.
Por meio do seu CPF, o cidadão pode obter acesso às três últimas ocorrências (admissão, afastamento, lançamento de férias e informações pessoais de qualificação civil).
Para ter acesso ao detalhamento dos vínculos empregatícios, que contém informações como salários e o histórico de trabalho de uma pessoa, é necessário responder 5 perguntas.
Destas 5 perguntas, o cidadão deve acertar pelo menos 4. Estas perguntas servem para garantir a segurança dos seus dados, dificultando o acesso indevido de terceiros.
Leia também: Exame admissional: o que é e importância no processo de admissão de colaborador
Como ter acesso e consultar a carteira de trabalho digital?
Para acessar e consultar o documento basta baixar o aplicativo Carteira de Trabalho Digital na loja virtual em seu smartphone ou tablet (para aparelhos IOS basta acessar a Apple Store e para Android a Play Store).
Em seguida, use seu login e senha de acesso da conta gov.br.
Para acessar o documento através do site, basta clicar aqui.
Como saber o número da minha carteira de trabalho digital?
Para realizar alguns cadastros ou acessar benefícios trabalhistas, é necessário saber o número da sua Carteira de Trabalho. Mas como saber o número da carteira de trabalho digital?
O documento em formato digital não utiliza mais o número e série, como no documento físico. Contudo,é possível consultar o documento digital através do CPF. Logo, para registrar o trabalhador ou informar o empregador, deve ser usado o CPF do funcionário.
O número de série encontrado na Carteira de Trabalho física é substituído então pelo CPF do cidadão. É por esse número que é feito o seu novo registro, uma vez que o CPF é único para cada pessoa, não havendo duplicidade.
Como alterar dados da carteira de trabalho digital?
Em alguns casos é necessário fazer alterações de dados da carteira de trabalho digital. Por exemplo, erros de cadastro como o nome da mãe, número de RG, CPF, nome e data de nascimento ou divergência de dados de trabalho como período trabalhado, remuneração, ocupação e tempo de serviço são dados que podem ser alterados.
Como alterar dados de cadastro da carteira de trabalho digital?
Para alterar os dados de cadastro da carteira de trabalho citados anteriormente é necessário fazer a correção em conjunto com a Receita Federal e o INSS. É necessário que a alteração seja feita nos dois órgãos.
Para alterar os dados pela Receita Federal basta: entrar no site da Receita Federal, ir até a aba “Cadastro de Pessoas Físicas – CPF”, selecionar o item desejado e alterar os dados. Contudo, para alterar o nome social é necessário realizar a solicitação de forma presencial.
Para alterar os dados pelo INSS é possível fazer pela web e pelo aplicativo do INSS. Para alterar os dados pela web basta acessar o site MEU INSS e em seguida escolher a opção “Agendamento/solicitações”. Depois, basta ir até “Novo Requerimento”, clicar em “Atualização dos Dados Cadastrais” e alterar os dados.
Para alterar os dados pelo aplicativo do INSS basta ir até o perfil e selecionar “Meu cadastro”. Em seguida, deve clicar em “Complementar” e depois em “Atualizar Dados Cadastrais” e alterar os dados.
Como alterar dados de trabalho da carteira de trabalho digital?
Para alterar os dados do documento é necessário informar a empresa que possui essas informações. Dessa forma, a empresa poderá enviar os dados corretos para o órgão responsável.
Todas as solicitações para correções de dados empregatícios são feitas pelas empresas. Para solicitar as alterações, a empresa deve enviar as informações sobre os funcionários para o eSocial. Este sistema alimenta as informações que estão presentes no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).
O CNIS é o documento responsável por obter as informações que constam na carteira de trabalho. Nele constam todos os vínculos trabalhistas e previdenciários da vida do cidadão.
Os sistemas que geram os dados da Carteira de Trabalho Digital são atualizados constantemente. Por este motivo, algumas divergências de dados serão atualizadas automaticamente.
Logo, para alterar dados de trabalho não será necessário comparecer em nenhuma unidade de atendimento. Basta apenas informar à empresa sobre os dados que estão incorretos e ela se encarregará de fazer as alterações.
Como funciona a emissão da carteira de trabalho digital para estrangeiro?
Para estrangeiros, a emissão do documento funciona da seguinte forma:
É necessário se cadastrar no site do Ministério da Economia seguindo as instruções da página. Basta informar os seguintes dados: CPF, nome completo, data de nascimento, nome da mãe e selecionar a opção “sou estrangeiro”.
Em seguida, é necessário aguardar a validação dos dados para completar o processo de solicitação da carteira de trabalho.
Após isso, você será direcionado para uma página de perguntas sobre o seu histórico trabalhista no Brasil, se houver. Também será necessário incluir informações sobre a sua situação de estrangeiro no Brasil (se possui visto permanente, se é refugiado, etc).
Por fim, basta criar uma senha de acesso. O CPF e a senha de acesso são necessários para acessar a carteira de trabalho digital. Depois de realizar o cadastro, você tem acesso liberado ao documento. Para acessá-lo, basta realizar o login no site do MTE.
O que são os indicadores na carteira de trabalho digital?
Os indicadores garantem a consistência e a integridade das informações. Todas as informações que chegam ao CNIS precisam ser filtradas antes de serem utilizadas pelos sistemas do governo e são os indicadores que filtram essas informações. Vamos entender melhor o que cada indicador significa?
Indicadores de Pendência
Quando há indicadores de pendência na carteira de trabalho digital será necessário atualizar a informação no CNIS para que ocorra a liberação e utilização pelo Portal SIBE.
Indicadores de Alerta
O mesmo que informação, nesse caso pode demandar ou não uma ação. (Ex: IEAN = Exposição a Agentes Nocivos. Esse indicador num período de vínculo empregatício que norteia um possível enquadramento para fins de aposentadoria especial.)
Indicadores de Acerto
Os indicadores de Acerto indicam um acerto efetuado pelo INSS em determinado vínculo. O fato de exibir o indicador, não implica em conversão automática. Se não ocorrer o enquadramento, o período será computado como comum.
O que muda para a empresa com a carteira de trabalho digital?
Para a empresa, a carteira de trabalho digital funcionará da mesma forma que para os funcionários. Sendo assim, as empresas deverão fazer todas as admissões, demissões e anotações por meio da internet. Dessa forma, o processo além de modernizado também é facilitado para a empresa.
Além disso, no documento digital não existe uma numeração específica, diferente do documento impresso. Logo, a empresa consegue fazer todas as transações utilizando apenas o CPF do colaborador. O processo se torna mais prático e deixa de precisar da carteira para realizar anotações de forma física.
Como funciona no ato da contratação?
A iniciativa de digitalização da Carteira de Trabalho está relacionada à criação do eSocial. O eSocial é um projeto do Governo Federal que tem como objetivo simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em um único lugar.
As empresas que usam o eSocial não precisarão mais fazer anotações na carteira impressa, nem mesmo preencher a carteira de trabalho digital. Como já dissemos anteriormente, as informações lançadas no sistema do eSocial migrarão automaticamente para a CTPS digital.
Toda essa mudança facilitou todo o processo de admissão de funcionários, garantindo praticidade e modernidade. A contratação funciona da seguinte forma:
Ao contratar um funcionário, a empresa deve lançar seus dados no evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador) do eSocial antes que o funcionário comece a trabalhar. Caso a empresa ainda não tenha todas essas informações, ela pode enviar o evento S-2190 (Admissão Preliminar), que conta com informações simplificadas. Assim, a empresa pode completar o cadastro no S-2200 depois.
Ao realizar este procedimento, a empresa não precisa mais que o funcionário leve a carteira de trabalho física para realizar o seu preenchimento, pois todos os dados estarão disponíveis de forma digital.
Leia também: Medicina do trabalho: o que é, objetivo e profissionais
O que muda em relação ao CAGED?
O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) é o dispositivo legal utilizado pelo Ministério do Trabalho e Emprego para acompanhar a situação da mão de obra formal no Brasil. Ele tem como objetivo levantar dados de geração de emprego e desemprego no país.
O portal do CAGED publicou novas orientações de como declarar a obrigação, uma vez que o número da antiga carteira de trabalho contém 8 números, enquanto a CTPS digital é identificada pelo CPF do trabalhador que contém 11. Essa publicação foi feita para atender as novas regras criadas para a carteira de trabalho digital.
É importante lembrar que o CAGED já foi substituído pelo eSocial para todas as empresas. Sendo assim, as empresas devem informar o número da CTPS da seguinte forma:
Número da carteira de trabalho: Informar os 7 primeiros dígitos do CPF do trabalhador.
Série da carteira de trabalho: Informar os 4 últimos dígitos do CPF do trabalhador
UF da carteira de trabalho: Informar a Unidade de Federação do trabalhador ou da empresa.
Caso a empresa utilize o Fortes Pessoal, é bem simples de declarar a obrigação. Para isso, basta preencher os campos relacionados à CTPS de acordo com as orientações acima quando estiver cadastrando um novo funcionário.
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Conclusão
Podemos concluir que a carteira de trabalho digital foi criada para modernizar e facilitar o acesso à informações e os processos trabalhistas.
Com este documento digital, é possível acessar suas informações a respeito de vínculos empregatícios em qualquer lugar e a qualquer hora, basta ter acesso aos aplicativos ou site da CTPS digital.
A carteira de trabalho digital não traz apenas praticidade ao trabalhador, como também para a empresa.
Nesse sentido, as empresas podem ter suas rotinas otimizadas e facilitadas, onde a digitalização de processos vem se tornando cada vez mais importante.
Por fim, além de seus benefícios como a acessibilidade, praticidade e portabilidade, a carteira de trabalho digital também é fácil de ser emitida e consultada.
