Admissão de funcionários? Guia completo, passo a passo e orientações

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Em resumo, o processo de admissão de funcionários nada mais é que a contratação de pessoas para a empresa.

Nesse sentido, esse processo acaba sendo acompanhado por várias expectativas, desde a empresa, até  o profissional que está à procura de emprego. Além disso, em alguns casos, até mesmo do governo.

Por esse motivo, é importante saber exatamente o passo a passo para a admissão de funcionários, para não ficar com nenhum tipo de dúvidas.

Não é algo difícil de se fazer, é necessário que você fique bem atento para cumprir corretamente todas as etapas.

Boa leitura!

O que é a admissão de funcionários?

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A admissão de funcionários é o processo que as empresas usam para a formalização do contrato de um novo colaborador, e que possui diversos procedimentos que precisam ser feitos.

Tal processo deve ser feito por todas as empresas, e, para que você encontre um novo funcionários, é necessário se atentar a esses pontos:

  • Determinar qual é a vaga e seus pré-requisitos;
  • Saber as características que o novo funcionário precisa ter;
  • Saber se a vaga tem mobilidade de cargos;
  • Determinar o setor que a vaga é direcionada;
  • Determinar o modo de divulgação.

Como fazer a admissão de funcionários?

Para que o processo de admissão de funcionários seja bem feito, é preciso prestar atenção nos detalhes.

Afinal,  é essencial fazer a descrição da vaga de forma assertiva, definindo assim o perfil que a empresa deseja para o profissional que será contratado.

Dessa forma, essas informações irão ser o guia para a sua equipe de RH em todo o processo seletivo.

Nesse momento, é delimitado o perfil ideal para a vaga, informando o grau de formação pretendida, as experiências profissionais e as características que a empresa exige.

Também é necessário separar bem cada fase do processo seletivo e o que será feito em cada fase, dividindo as tarefas e atividades que devem ser feitas.

Assim, depois que selecionar o profissional, é preciso cuidar da documentação necessária para  regulamentar o trabalhador na empresa.

Quanto tempo demora para realizar a admissão de funcionários?

Depois que a empresa pega  a carteira de trabalho do novo empregado, caso ainda use a CTPS física, ela deve ser assinada e devolvida em 48 horas para o funcionário.

Esse prazo é essencial que seja cumprido, conforme o que dispõe o artigo 29 da CLT.

Como formalizar o registro e admissão de funcionários?

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O colaborador contratado precisa apresentar os documentos para a empresa para que ela possa realizar a formalização da admissão.

Posteriormente, a empresa deve formalizar a contratação por meio de um documento, que é o registro do trabalhador.

Nesse documento precisa constar:

  • O nome do colaborador;
  • A data de nascimento;
  • O nome dos filhos (se houver);
  • O número e série da carteira de trabalho;
  • A naturalidade e a nacionalidade;
  • O número do PIS/PASEP;
  • A data da contratação;
  • O cargo;
  •  A função;
  • A remuneração, e;
  • O horário de trabalho.

Além disso, para que o novo colaborador receba o salário-família ele deve ter filhos com menos de 14 anos, e, se o filho com idade superior a essa tiver algum tipo de deficiência ele precisa apresentar os documentos que comprovem.

Quais os documentos para admissão de funcionários

Depois de escolhido o profissional que irá trabalhar na empresa, existem diversos documentos para admissão que precisam ser entregues para o departamento pessoal da empresa.

Abaixo, está a lista dos documentos obrigatórios na admissão:

  • Carteira de trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Carteira de identidade;
  • Cadastro de Pessoa Física (CPF);
  • Título de Eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;
  • Cartão de inscrição no PIS;
  • Certificado de Reservista;
  • Cópia do comprovante de residência;
  • Comprovante de escolaridade;
  • Cópia da certidão de casamento, se for o caso;
  • Foto 3×4;
  • Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
  • Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte;
  • Atestado médico admissional.

Etapas do processo de admissão de funcionários

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Como dito, o processo de admissão de um novo colaborador nada mais é que os procedimentos e fases que o RH faz para a entrada dele na empresa.

Assim, para contratar esse funcionário, o setor precisa agir com bastante cautela, cumprindo todas as normas que a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) exige.

Isso é de fundamental importância, pois a CLT é bem rígida quanto a formalização dos novos funcionários, e, para a empresa não ter nenhum problema, é preciso fazer tudo certo no processo de admissão.

Recrutamento e processo de seleção de novos funcionários

O recrutamento e seleção é o começo do processo de admissão de um novo profissional para a empresa.

Esse trabalho precisa ter um bom planejamento para que a entrada do colaborador na empresa não seja comprometida.

Quem faz esse processo é o setor de Recursos Humanos, entretanto, a participação do responsável pelo departamento que a vaga é destinada precisa participar também.

Essa participação é importante pois ele sabe exatamente as competências que os candidatos precisam ter para integrar sua equipe.

E a divulgação da vaga precisa ser feita em um canal que possui bastante  repercussão para que pessoas com as características desejadas possam ver a vaga e se candidatar.

Assim, no anúncio da vaga precisa ter as informações das funções do trabalho bem como as habilidades necessárias para preencher o cargo.

Dessa forma, depois de fazer os procedimentos necessários com os candidatos para vaga, será feita a seleção do escolhido.

Roteiro de procedimentos para admissão de funcionários

Os procedimentos de seleção adotados pelas empresas nem sempre é o mesmo em todas.

Por isso, é necessário estar bem atento para que no recrutamento e seleção do novo colaborador a empresa encontre a pessoa com as qualidades desejadas.

Para que isso aconteça, as empresas podem realizar as seguintes etapas:

  • Entrevista com o RH;
  • Testes de conhecimento específico;
  • Testes psicológicos;
  • Entrevistas com gestores e coordenadores;
  • Alinhamento de expectativas.

Assim, dependendo das características da vaga, a empresa escolhe o procedimento que melhor atenda a ela.

Qual a data correta para fazer a admissão de funcionários?

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A melhor data para a admissão de novos funcionários é logo após o fechamento da folha de pagamentos de sua empresa, pois, dessa forma, esse novo funcionário estará na folha de pagamento do mês seguinte.

Assim, ele receberá o proporcional trabalhado junto com o salário integral do mês trabalhado.

Por exemplo, se sua folha de ponto fecha dia 20, o ideal é contratar o novo funcionário dia 21.

Principais tipos de contrato de trabalho para a admissão de funcionários

Agora, vamos explicar quais são todos os tipos de contrato para a admissão do funcionário.

Contrato por tempo determinado

Esse tipo de contrato tem uma duração fixada no momento da contratação, ou seja, o empregado já sabe quando ele será rescindido.

Por ter um prazo determinado, esse tipo de contrato não pode ter uma duração superior a dois anos.

E, conforme a CLT, esse contrato pode ser firmado nas seguintes hipóteses:

  • Contratação de serviço que a natureza justifique o prazo do contrato;
  • Contratação de atividades empresariais transitórias;
  • Contratação do empregado em caráter de experiência.

Um ponto importante sobre esse tipo de contrato é que ele não garante ao trabalhador o recebimento de aviso prévio, multa de 40% do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), nem o Seguro-Desemprego.

Contrato por tempo indeterminado

Esse é o modelo mais utilizado pelas empresas, pois não exige nenhum período preestabelecido para a sua vigência.

Assim, quando o  contrato de experiência é finalizado, e nem o trabalhador nem a empresa se manifestam pelo seu fim, começa o período de contrato por tempo indeterminado.

Ou seja, se não houver a rescisão depois do período de experiência, o contrato automaticamente se transforma em indeterminado.

Em regra, todas as contratações são feitas com esse tipo de contrato, sendo definida somente a data de entrada na empresa, e a maioria dos contratos tem duração indeterminada.

Nessas situações, quando não há justa causa ou culpa recíproca, o trabalhador tem o direito de receber:

  • A multa de 40% sobre o valor do FGTS;
  • Seguro-Desemprego, e;
  • Aviso prévio.

Além disso, são assegurados alguns benefícios para os colaboradores que tem um contrato por determinado e indeterminado que são eles:

  • Salário mínimo vigente ou piso salarial da categoria;
  • Jornada máxima de trabalho de 8 horas diárias;
  • Horas extras, caso exceda essa jornada de 8 horas;
  • 13º salário e 13º proporcional;
  • Recebimento de férias e de férias proporcionais com o terço constitucional;
  • Descanso semanal remunerado.

Contrato de trabalho intermitente

Esse tipo de contrato de trabalho é usado para atender as necessidades transitórias da empresa.

Tal contrato foi incluído no ordenamento jurídico brasileiro a partir da reforma trabalhista de 2017, no artigo 443, I da CLT.

O trabalhador que utiliza esse tipo de contrato tem os mesmos direitos que os trabalhadores com contratos por tempo indeterminado.

Jovem aprendiz

Essa modalidade de contrato de trabalho foi implementada no ordenamento jurídico brasileiro por meio da  Lei N.º 10.097/2000, dando aos jovens com idade entre 14 e 18 anos a oportunidade de ingressar no mercado de trabalho.

E, no ano de 2005, foi implementada a Lei 11.180 que, em seu artigo 18, elevou a idade para  24 anos.

Com essa modalidade de contrato a empresa faz a capacitação do jovem para o trabalho, combinando suas funções com um curso, que deve ter o prazo máximo de dois anos.

Pessoa jurídica

Os contratos de autônomos ou pessoa jurídica se dão sempre que o colaborador e o empregador decidirem não ter nenhum tipo de vínculo empregatício entre eles.

Dessa forma, os direitos do trabalhador dispostos na CLT não são concedidos, e tanto o colaborador quanto o empregador tem flexibilidade de horários e personalização em acordos.

Isso acontece pelo fato de que, como não há vínculo empregatício entre eles, não existe a relação de subordinação comum entre os contratos celetistas.

Admissão de funcionários na nova lei trabalhista: o que mudou?

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Uma das maiores mudanças que a reforma trabalhista trouxe foi em relação a admissão de funcionários.

Entretanto, para que seja possível entender tais mudanças, é preciso saber como era antes da reforma trabalhista.

Veja a seguir.

Antes da reforma trabalhista a admissão de novos colaboradores eram feitas dessa forma:

  • Jornada integral: é a jornada de trabalho de oito horas diárias, e 40 horas semanais;
  • Jornada parcial: jornada de trabalho de 25 horas semanais, e não era permitido a realização de horas extras;
  • Trabalho temporário: aqui, o contratado substitui o colaborador efetivo por um período determinado.

Com a reforma trabalhista, as formas de admissão se tornaram mais diversificadas:

É permitido a contratação de terceiros para realizar atividades determinadas e específicas;

É permitido contratar utilizando um regime de produtividade, trabalho intermitente e trabalho autônomo.

Além disso, a reforma também mudou o contrato de trabalho em regime parcial, e a jornada de trabalho desses funcionários passou a ser:

  • 30 horas semanais sem horas extras, ou;
  •  26 horas semanais, podendo fazer até seis horas extras por semana.

Quais são os benefícios de uma admissão de funcionários organizada?

Há vários benefícios em ter um processo de admissão bem organizado, que são os seguintes:

Melhoria no desempenho corporativo

Ao fazer boas admissões, a empresa fica com trabalhadores qualificados e que se adequam corretamente à cultura da organização.

Tais profissionais conseguem realizar um bom trabalho garantindo os melhores resultados possíveis para a empresa.

Dessa forma, a produção da empresa melhora e ela começa a apresentar os melhores resultados em seus negócios.

Retenção de talentos

A alta rotatividade de funcionários é muito preocupante, pelo fato de que ela gera muitos custos para a empresa.

Além disso, ela mostra que a empresa está passando por problemas com o seu processo de recrutamento e seleção.

Por isso, ao fazer um recrutamento bem feito, a empresa agrega em sua equipe as pessoas que se adequam da melhor forma  às exigências do cargo.

Dessa forma, ele consegue reter os talentos encontrados no empreendimento.

Melhoria no clima organizacional

Ao fazer um bom recrutamento e seleção a empresa consegue contratar profissionais que entendam bem qual é a cultura da empresa e se sentem bem trabalhando lá.

Dessa forma, os colaboradores têm prazer em realizar o trabalho, estimulando assim o relacionamento entre os colegas da equipe.

Assim, os colaboradores conseguem criar laços entre eles e assim desenvolvem uma postura mais cooperativa.

Dessa forma, a empresa fica com um clima organizacional  positivo, o que influencia no desempenho de toda a equipe.

Principais erros na admissão de funcionários: aprenda a evitá-los

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O momento de contratar novos funcionários é sempre arriscado, pois, até que ele comece a desenvolver suas atividades na empresa, não existem garantias que ele é o ideal para a vaga.

Portanto, para que o processo seletivo seja eficaz é preciso:

  • Planejar o processo de recrutamento;
  • Definir com precisão o perfil desejado;
  • Descrever a vaga com detalhes;
  • Realizar entrevistas objetivas.

Entretanto, alguns equívocos comuns cometidos no recrutamento podem influenciar de forma negativa os resultados das empresas.

Dessa forma, para que seu processo seletivo seja eficaz, não cometa os seguintes erros:

  • Realizar a contratação de funcionários com rapidez;
  • Omitir informações importantes sobre a vaga;
  • Contratar o profissional mais barato;
  • Não preparar o ambiente de trabalho;
  • Descumprir prazos;
  • Não documentar os atos praticados;
  • Ter uma interação negativa com o candidato;
  • Ter a ausência de um plano de integração.

Cuidados após a admissão de funcionários

Nesse ponto, é fundamental realizar a análise dos currículos entregues pelos interessados.

Feita essa análise, o setor responsável deve separar aqueles que contêm o perfil que se encaixa com o desejado pela empresa.

Depois desse processo, a empresa deverá definir os dias e horários para realizar a entrevista dos candidatos.

Posteriormente, o grupo de gestores deverá se reunir para fazer a definição da pessoa que será contratada.

E, para a pessoa que não conseguiu a vaga, ela deve ser informada que se houver outra oportunidade de contratação ela será informada.

Integração do funcionário na organização

Esse é um procedimento muito importante, pois a integração e o treinamento ajudam o novo colaborador no ingresso ao empregado.

Assim, os gerentes irão ajudar seus novos funcionários da seguinte forma:

  • Apresentando as equipes;
  • Mostrando o escritório;
  • Apresentando as ferramentas de trabalho;
  • Fazendo um plano de ação para os primeiros dias;
  • Informando as principais regras e políticas da organização;
  • Dando um treinamento, entre outros.

Benefícios corporativos para os novos funcionários

Um benefício fundamental que a empresa oferece para seu novo colaborador é o vale transporte, pois, dessa forma, ela irá garantir que o funcionário poderá ir ao local de trabalho.

Entretanto, existem outros benefícios que são:

  • Vale refeição/alimentação;
  • Convênio médico;
  • Convênio odontológico;
  • Ajuda de custo para gasolina (no lugar do vale transporte);
  • Vale cultura;
  • Bônus e comissões.

Estes benefícios precisam ser explicados claramente a forma que eles funcionam no processo de admissão.

Dessa forma, o funcionário ficará por dentro do que ele tem direito e a empresa irá garantir uma relação e confiança entre eles desde o começo de suas atividades.

Conclusão

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Viu como o processo de admissão de funcionários é importante para a empresa?

Por isso, sempre que for contratar um novo colaborador fique atento a todas essas etapas, para que, no futuro, não venha a ter nenhum tipo de problema entre vocês.

Pois, fazer uma admissão bem feita só irá gerar benefícios para a sua empresa e seu novo colaborador.

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